Cómo aumentar la productividad y mejorar la facturación con el registro de tiempo

Ya sabemos que todo lo que se puede medir se puede mejorar. El seguimiento de tiempo se ha utilizado para cuantificar y aumentar la productividad desde hace años. Pero no se trata sólo de registrar horas y completar hojas de tiempo. Los datos obtenidos son una mina de oro que te permite mejorar la productividad, la eficiencia y la motivación. De esta forma, puedes adoptar un enfoque productivo sin esfuerzo adicional.

A continuación, te indicamos cómo puedes mejorar la productividad con el seguimiento de tiempo:

Registro de tiempo y gestión de proyectos para equipos comerciales

En los últimos tiempos, cada vez más empresas de software han apostado por un desarrollo ágil. Esta flexible metodología organizativa y de trabajo les permite alcanzar con éxito los objetivos de sus proyectos. El uso generalizado de conceptos ágiles ha llevado a los directores de proyectos y desarrolladores a elegir entre una amplia gama de herramientas y soluciones. Dos modelos ágiles en particular han demostrado su eficacia en la práctica: Scrum y Kanban.

Tareas pendientes, en curso, finalizadas: el sistema kanban para equipos empresariales

El sistema Kanban se creó en Japón. Toyota lo desarrolló ya en la década de 1940 como un método eficiente para controlar el proceso de producción. ¿Cuál era su objetivo? Aumentar drásticamente la productividad operativa. Kanban es extremadamente simple en comparación con Scrum, que, como marco integral, define varios roles y actividades específicos.

El llamado «tablero kanban» muestra todas las tareas, subdivididas en varias columnas. Por ejemplo, «Pendiente», «En curso» y «Hecho». Cada tarea se moverá a través del tablero durante el proyecto, dependiendo de su estado actual. Por lo tanto, podemos describir el tablero kanban como una especie de lista horizontal de tareas pendientes. En el cual, no sólo enumeras, ordenas y eventualmente marcas las tareas como finalizadas. También puedes moverlas de una columna a la siguiente, según la etapa en la que se encuentren actualmente. Este modelo permite a todos los involucrados en el proyecto planificar, monitorear y controlar mejor el flujo de trabajo. Además de seguir el progreso de las tareas individuales y de todo el proyecto.

Cómo aumentar la productividad con las herramientas Scrum y Kanban

Los conceptos innovadores de productividad en torno a Scrum y Kanban prevalecieron rápidamente en la industria del software. Muchos dominios más allá de la TI ahora utilizan ambas metodologías. Por ejemplo, cada vez hay más soluciones de gestión de proyectos que se dirigen específicamente a equipos de negocios ágiles o aquellos que quieren convertirse en uno. En una amplia variedad de departamentos, como RRHH, marketing o contabilidad.

Jira

El software se presenta como una alternativa flexible y rica en funciones que admite tableros Scrum y Kanban. Y ofrece más de 150 funciones que cubren todos los aspectos centrales de la gestión ágil de proyectos. Desde el seguimiento de errores y problemas hasta la gestión centralizada de tareas, códigos y proyectos. Pasar por las herramientas de análisis e informes detallados que brindan al equipo información sobre los procesos del proyecto. En términos de funcionalidad, a Jira no le falta nada. Además, hay más de mil complementos propios y de terceros que amplían la funcionalidad de Jira y se comercializan en Atlassian Marketplace.

Trello

Cuando se trata de métodos de gestión ágiles agradables para el usuario medio, todas las soluciones deben compararse con Trello. Esta empresa ha logrado algo que sólo unas pocas aplicaciones de productividad, como Slack o Dropbox, podrían lograr. Se han posicionado con éxito como líderes del mercado tanto en el sector de consumo como en el empresarial. Probablemente gracias a Trello, la gente hoy organiza bodas, renovaciones en el hogar o viajes de vacaciones con tableros kanban. La aplicación presenta tareas en tableros kanban interactivos. Aquí puedes crear listas de verificación, publicar comentarios, adjuntar archivos y mucho más. Esto significa que puedes almacenar de forma centralizada todas las discusiones importantes y los documentos del proyecto. Y siempre son de fácil acceso.

Asana

Otro proveedor líder en el mercado de aplicaciones de gestión de tareas listas para empresas que han adoptado Kanban es Asana. Con este software, los usuarios empresariales pueden crear diferentes espacios de trabajo para organizar mejor el trabajo de diferentes proyectos o equipos. Los usuarios pueden rastrear y seguir proyectos y tareas para estar siempre actualizados sobre los últimos problemas, discusiones y noticias de proyectos. Para cada tarea creada en el sistema, Asana proporciona flujos de actividades que son esenciales en las aplicaciones de negocios sociales. Además de la aplicación web central, hay aplicaciones nativas de alta calidad disponibles para iPhone y Android.

Horas facturables y seguimiento de tiempo

Las horas facturables representan la cantidad de tiempo dedicado a trabajar en proyectos comerciales que se pueden cobrar a un cliente según una tarifa por hora acordada. Las empresas, agencias, empresarios y autónomos utilizan con frecuencia horas facturables para cobrar a los clientes por los servicios que brindan. Para cobrar por la hora facturable, los trabajadores deben realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que dedican a los proyectos de cada cliente todos los días.

Las horas facturables se aplican sólo a los clientes. Están diseñadas para garantizar una compensación económica por el tiempo dedicado a casos de clientes individuales. Por tanto, la factura (en la mayoría de los casos) debe ser pagada por el propio cliente. Las horas facturables son, como resultado, extremadamente lucrativas para las empresas.

Diferenciar las horas facturables de las no facturables

Es fundamental distinguir y medir este tipo de horas. Si bien las horas facturables generan ingresos para tu negocio, las horas no facturables siguen siendo importantes para que tu negocio funcione sin problemas. Sin embargo, si bien ambas son relevantes, deben calcularse y equilibrarse adecuadamente para crear una estructura de tarifas adecuada.

Con TrackingTime puedes identificar fácilmente a qué clientes tu equipo dedica más horas no facturables de las convenientes (llamadas telefónicas excesivas, reuniones, correos electrónicos, etc.) para que para el próximo proyecto de este cliente específico puedas calcular mejor las tarifas teniendo en cuenta debidamente esas horas no facturables. Descubre qué clientes generan un flujo de ingresos que supera los costos de la empresa y cuáles no.

Reducir las horas no facturables

Descubrirás que las tareas administrativas son responsables de la gran mayoría de estas horas y, por supuesto, es entonces cuando entra en juego TrackingTime. El seguimiento automático de tiempo y la facturación instantánea reducirán drásticamente las horas asignadas para calcular facturas y administrar pagos.

Además, especificar qué tareas son facturables y cuáles no te ayudará a tomar decisiones más informadas sobre cómo se asigna el tiempo. Saber cuánto tiempo al mes tú y tu equipo dedican a reuniones, a responder correos electrónicos y a recibir llamadas telefónicas es el primer paso para mejorar la eficiencia y la productividad generales.

Equilibrio para el Éxito

Por supuesto, las horas no facturables representan el tiempo que tu equipo dedica a la relación con tu cliente y son tan importantes y necesarias como las horas que realmente puedes incluir en la factura. La clave es mantener un cierto equilibrio entre ellos para que tus proyectos sean rentables y exitosos.

Reportes precisos de facturación

TrackingTime te permite generar reportes precisos para facturación. Poder diferenciar las horas que realmente puedes facturar al cliente de aquellas que no puede brindarte una solución eficiente para el trabajo administrativo. Los reportes precisos no sólo son útiles para facturar a tus clientes, sino que también son una herramienta útil para un análisis en profundidad que mejore la productividad de tu equipo.

Time Batching para aumentar la productividad

El procesamiento por lotes de tiempo se refiere a un método de productividad que te ayuda a organizar bien tu tiempo. En este método, «agrupas» tus tareas trabajando en tareas similares en cada momento. De esta manera, no te distraerás con la multitarea y tendrás tiempo para tomar los descansos que necesites.

La idea del procesamiento por lotes de tiempo es similar a la línea de montaje, una innovación que transformó la industria automotriz y estimuló la revolución industrial cuando se implementó en Ford Motor Company en 1913. Al asignar una tarea específica a cada trabajador en la fábrica del Modelo T, Ford podría fabricar automóviles mucho más rápidamente, lo que permitiría a la empresa venderlos por mucho menos y, finalmente, revolucionar el transporte tal como lo conocemos hoy.

El procesamiento por lotes de tiempo te desafía a considerar tus asignaciones como lo hizo Ford con la producción del Modelo T, y agrupar tareas similares. Luego, asignarás una cantidad determinada de tiempo para completar cada lote de tareas. Con el tiempo, descubrirás que puedes concentrarte en tus tareas laborales más fácilmente y aumentar tu productividad de manera eficaz. ¿Estás listo para revolucionar tu forma de trabajar? Sigue estos pasos para usar el procesamiento por lotes por tiempo.

1. Agrupa tus tareas

Antes de comenzar tu día de trabajo, tómate un momento para agrupar tareas similares. Por ejemplo, puedes agrupar la lectura y el envío de correos electrónicos, la preparación para las reuniones y la investigación en lotes separados. Luego, calcula cuánto tiempo tomará cada grupo de tareas. Puedes utilizar una herramienta de seguimiento de tiempo para obtener una estimación más precisa. Por último, terminarás con una lista de tareas pendientes o un cronograma que puedes cumplir durante el día.

2. Completa cada lote

Comienza con tu primer lote de tareas. Trata de no distraerte y trabaja sólo en aquellas tareas específicas que asignaste en el primer lote. Después de un descanso, pasa al siguiente lote hasta que todos los lotes estén completos. Realiza un seguimiento de tu progreso con las herramientas de gestión de proyectos para que no olvides dónde terminaste. Con tu progreso, puedes encontrar que ciertas tareas toman más o menos tiempo de lo que pensabas inicialmente. Pero no te preocupes, eso es sólo parte del proceso. Toma nota para ajustar la cantidad de minutos que dediques a ese lote de tareas la próxima vez que lo hagas, o encuentra una manera de utilizar la automatización de procesos para ayudarte a eliminar las tareas tediosas y que requieren mucho tiempo más rápidamente.

3. Toma descansos

Tomar descansos es crucial para el éxito de tu lote de tiempo. Necesitarás tiempo entre lotes para recalibrar y abordar cualquier problema que pueda haber surgido. Tómate unos 10 minutos para consultar Slack, responder correos electrónicos o mensajes de texto urgentes, y tal vez tomar un refrigerio o una bebida, para luego pasar al siguiente lote. El software de respaldo puede ayudarte a guardar tu trabajo cuando tomas descansos.

4. Reevalúa el proceso

Al concluir tu jornada laboral, pregúntate qué partes del procesamiento por lotes de tiempo funcionaron y cuáles no. Ten en cuenta cómo procrastinaste a lo largo del día y lo fácil que fue para ti hacer la transición de tus descansos al trabajo. Es posible que desees ser más o menos específico sobre cómo agrupas tus tareas, o puede que desees trabajar en incrementos de tiempo más largos o más cortos. Tu método de procesamiento por lotes de tiempo evolucionará cuanto más lo uses.

Por qué utilizar el seguimiento de tiempo para aumentar la productividad

El seguimiento de tiempo es clave para comprender cómo gastas tu tiempo, tanto personal como laboral. Es clave para la productividad, el conocimiento y un flujo de trabajo saludable. Una vez que sepas qué tareas requieren la mayor parte de tu tiempo, puedes comenzar a reflexionar sobre si ese tiempo está bien invertido. Las tareas que consumen más tiempo no son necesariamente las tareas que requieren el mayor esfuerzo para completar o aportar el mayor valor.