Time Boxing para Aumentar la Productividad

Time boxing es el secreto para la gestión eficiente del tiempo. Aquí es cuando literalmente necesitas pensar dentro de la caja (¡NO afuera!). Organizar tu tiempo en cajas sistemáticas te ayuda a desarrollar tu trabajo y aumentar la productividad.

Si tienes dificultades para seguir siendo productivo, esta guía será un verdadero salvavidas. Sigue leyendo y descubre:

• ¿Qué es time boxing? 
• ¿Cómo encasillar tu tiempo en boxes? 
• ¿Cómo crear un calendario efectivo? 

¿Estás listo para hacer cambios en tu rutina basados en resultados?

¿Qué es Time Boxing?

El time boxing es una técnica de gestión del tiempo que implica asignar bloques fijos de tiempo (boxes) para las tareas por adelantado. Usando esta técnica, divides tu horario en dichos boxes de tiempo y completas cada actividad dentro del marco de tiempo asignado. Cuando se aplica correctamente, usar time boxing te permite avanzar de la mano del tiempo que tienes.

La idea principal detrás de una técnica de time boxing es que un temporizador infunde la sensación de urgencia. En lugar de desperdiciar valiosas horas de trabajo en distracciones, sabes que tienes un período de tiempo definido para progresar tanto como sea posible.

El time boxing se trata de priorizar tareas importantes y aumentar la productividad. Estas sesiones bien planificadas te permiten estimar cuánto tiempo dedicas exactamente a cada tarea y deshacerte de la fatiga mental.

Beneficios de la Técnica de Time boxing

Al organizar sus próximas tareas, las personas a menudo se convierten en víctimas de la falacia de la planificación. Estamos siendo demasiado optimistas sobre la duración de los proyectos futuros y tendemos a subestimar el tiempo necesario para completar una tarea específica. El time boxing es un arma poderosa contra las predicciones inexactas. Y esta no es su mera ventaja.

Como técnica eficiente de gestión del tiempo, el time boxing ofrece múltiples beneficios:

• Fácil de comenzar: la investigación psicológica dirigida por el Dr. Pychyl ha demostrado que la procrastinación no tiene nada que ver con la autodisciplina. Más bien, posponemos las cosas críticas para eliminar las emociones negativas asociadas con los grandes proyectos. El time boxing permite evitar la sobrecarga innecesaria y te mantiene enfocado en partes de trabajo manejables. 

• Aumenta la conciencia de adónde va el tiempo: puedes rastrear fácilmente cuánto tiempo dedicas a terminar cada tarea. El cuadro de tiempo te mantiene dentro de límites fijos y te ayuda a mantenerte organizado.

• Aumenta la productividad: te concentras en las responsabilidades más importantes y centras tu atención en lo que debe hacerse en primer lugar.

• Permite evitar distracciones: las notificaciones interminables, los chats de equipo y las actualizaciones requieren mucha atención. Y aunque revisar un correo electrónico toma varios segundos, tales interrupciones siguen creciendo constantemente. Aquí es donde entra en juego la técnica de time boxing.

• Previene el exceso de trabajo: Los límites estrictos son fundamentales para proporcionar una visión clara de los plazos de cada tarea. Eventualmente bloquea tu calendario de procesos no deseados y, por lo tanto, reduce las horas extra.

Con las técnicas de time boxing, tendrás el control de cada minuto valioso y te asegurarás de que los procesos importantes no se interrumpan con distracciones.

¿Cómo Encasillar tu Tiempo con Eficacia?

Si tu lista de cosas por hacer es larga como tu brazo, puedes estresarte fácilmente. No caigas en esta trampa: utiliza el time boxing. Con la ayuda de este método simple pero efectivo, podrás aprovechar al máximo tu horario de trabajo y maximizar tu producción. Sigue los siguientes cinco pasos para administrar el calendario de boxes de tiempo y aumentar la productividad.

Paso 1. Encuentra tareas para Time Boxing

En general, puedes elegir cualquier tarea para tu calendario de time boxing. Sin embargo, sería mejor si hubieras asignado time boxes para tareas que demandan un gran esfuerzo y dedicación (por ejemplo, escribir un libro o desarrollar un sitio web). Al establecer hitos alcanzables, esencialmente disfrutarás de todo el proceso en lugar de desanimarte por una cantidad colosal de trabajo.

Paso 2. Asigna un Time Box para cada Tarea

Una vez que hayas seleccionado tus tareas, decide cuándo y cuánto tiempo deseas trabajar en cada proyecto en particular. Digamos que estás escribiendo un libro de 200 páginas. Tienes 2 meses para terminarlo. Ahora que conoces tu objetivo final y tu fecha límite, hagamos algunas matemáticas. Para lograr el objetivo final, debes escribir alrededor de 4 páginas al día. Esto significa que terminarás de escribir tu libro en 50 días y pasarás los 10 días restantes revisando y haciendo mejoras.

Paso 3. Estima y Asigna Tiempo

Ahora pasemos a la etapa crucial: las tareas elegidas en el marco del tiempo. Con el objetivo final en mente, debes asignar puntos de inicio y finalización diarios para cada proyecto próximo. Piensa cuándo es el momento más adecuado para cada tarea específica. Por ejemplo, es posible que no te lleves bien escribir por la mañana. En este caso, considera barajar algunas responsabilidades. Asigna horas de la mañana a actividades físicas como limpiar o hacer ejercicio, y asigna horas del día a escribir.

Con la gran variedad de herramientas en línea, nunca ha sido tan fácil crear una agenda con un límite de tiempo. Prueba herramientas gratuitas para crear un cronograma de tareas y planificar cada actividad de manera inteligente.

Paso 4. Deja Espacio para Descansos entre Time Boxes 

No olvides darte un respiro. Proporcionar algo de espacio para descansos breves en tu planificador de time boxing finalmente te recompensará con una mayor atención en proyectos críticos. Asegúrate de recargar tus baterías antes de sentirte agotado. A veces, es posible que desees alejarte por un tiempo para que fluya tu creatividad.

Paso 5. Revisa los Resultados luego de cada Box de Tiempo

Con un plan claro será mucho más fácil organizar tu día. Pero asegúrate de revisar constantemente el progreso. Recomendamos usar un temporizador tus actividades. Sin embargo, hay una regla: una vez que se inicia el registro de tiempo, debe apagarse. Una vez que completes cada tarea, tómate un tiempo para evaluar tus logros. ¿Salió todo como estaba planeado?, ¿tuviste suficiente tiempo para completar la tarea?, ¿hubo alguna distracción? Anota todo y actualiza tu calendario de time boxing.

En Conclusión 

Ejercita tu fuerza de concentración poniendo tu tiempo en boxes organizadas. Este enfoque te permitirá progresar mucho más rápido y disfrutar de mejores resultados. Ponte a prueba para alcanzar hitos y tómate un tiempo para reflexionar sobre tus mejoras.