5 Técnicas Alternativas para Ahorrar Tiempo y Aumentar la Productividad
El seguimiento y la gestión del tiempo ayudan a organizar todo de forma más eficaz. Algunas técnicas son buenas para dejar de postergar tareas, mientras que otras nos permiten gestionar horarios. En este artículo, encontrarás cinco métodos alternativos para ahorrar tiempo que te ayudarán a evitar la procrastinación, planificar tu día o semana, y reorganizar el enfoque de tus horario.
Seguro que ya has oído hablar de las técnicas de gestión del tiempo Eat the Frog y Pomodoro.
La primera tiene la intención de comenzar el día completando las tareas más críticas, desafiantes y que consumen energía para ahorrar tiempo y motivación. La segunda ayuda a organizar el tiempo por bloques para mantenerte productivo: tomas un descanso de cinco minutos después de 25 minutos de trabajo. Y consideras un descanso más prolongado de 15 a 30 minutos después de cuatro de esos bloques de tiempo de 25/5 minutos.
Estas dos son técnicas estándar de seguimiento y gestión del tiempo, y las encontrarás en muchas publicaciones acerca de tips de productividad. Pero, ¿qué hay de algunas técnicas alternativas que puedes probar?
5 Técnicas Alternativas para Ahorrar Tiempo
1. ALPEN
Esta técnica para ahorrar tiempo proviene del economista alemán Lothar J. Seiwert. ALPEN es el acrónimo que describe cinco pasos críticos para organizar y usar tu tiempo:
- A (Aufgaben): Anotas todas las tareas, actividades planificadas, citas e incluso tu rutina matutina.
- L (Länge schätzen): Calculas la duración de cada acción para comprender cuánto tiempo podrías dedicarle.
- P (Pufferzeiten einplanen): Esta fase se trata de planificar el tiempo de reserva.
- E Entscheidungen treffen): Tomas decisiones sobre la priorización de tareas.
- N (Nachkontrolle): Realizas un seguimiento y controlas la ejecución de las tareas de acuerdo con la lista.
Entonces, comienzas un día haciendo una lista de tareas, anotando cuánto tiempo tomará cada una de ellas. Y luego dedicas el 60% de tu tiempo al trabajo, y el resto a socializar, descansar, y otras actividades no planificadas.
Recuerda priorizar: puedes posponer algunas actividades o delegarlas. Por la noche, evalúa tu nivel de productividad, revisa tu plan y mueve las tareas no cumplidas al día siguiente.
Cuando veas que pospones una tarea unos días seguidos, dale prioridad o déjala.
El método ALPEN ayuda a comprender adónde va tu tiempo y qué puedes hacer para organizarlo y mejorar la productividad y la gestión de proyectos.
2. GTD (Getting Things Done)
La metodología para ahorrar tiempo proviene de David Allen, un experto en desempeño personal. En su libro, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, lo describe y sugiere hacer de la gestión del tiempo un estilo de vida.
Este sistema proviene de una idea sencilla: es más fácil para nosotros, los humanos, procesar información que almacenarla. Para facilitar el trabajo a nuestro cerebro, Allen aconseja capturar y recopilar todas las tareas e ideas, incluso las más pequeñas y locas, en un solo lugar. Puedes almacenarlos en un rastreador de tareas, en un correo electrónico o en las notas de tu smartphone.
Una vez reunidos, detalla cada uno:
Escribe el paso a paso y establece una fecha límite si es posible. Delega lo que puedas, completa las tareas que requieran menos de dos minutos de tu tiempo a la vez, y mueve las actividades con una fecha límite específica al calendario.
No dudes en almacenar todas las tareas en carpetas. Por ejemplo, puedes tener carpetas separadas para tareas específicas del proyecto, tareas del hogar y pasatiempos. Cuando estés organizado, elige una carpeta de la categoría deseada y comienza a trabajar.
Vale la pena actualizar tus listas de tareas pendientes al menos una vez a la semana. El proceso puede parecer tedioso, pero el método comenzará a funcionar cuando te adentres en él, y tu vida se volverá mucho más ordenada.
3. Sistema de Autoenfoque
El autor de este sistema de ahorro de tiempo, el experto en productividad Mark Forster, lo dirigió a todas las personas creativas que encuentran difícil lidiar con tareas aburridas o monótonas.
Sugiere obtener un cuaderno y anotar todas las tareas que se te ocurran en la primera página: asistir a seminarios web, probar nuevos cursos en línea, ir al gimnasio, leer, etc. Luego, revisas esa lista lenta y cuidadosamente para encontrar la actividad que deseas realizar.
Forster aconseja hacerlo todo el tiempo que desees. Una vez que pierdas el interés, pero la tarea quede sin terminar, táchala de la lista y agrégala nuevamente al final.
Idealmente, debes trabajar con la primera página hasta que taches todas las tareas. Pero si hay algunas actividades que no deseas hacer, déjalas y pasa a la página siguiente, con una nueva lista de tareas pendientes. Cuando el cuaderno esté completo, regresa al principio y continúa con las tareas que no has hecho.
Por supuesto, hay algunas tareas que no puedes posponer ni renunciar, por ejemplo, revisar correos electrónicos. Mark Forster recomienda tener un cuaderno separado para ellos y proceder de acuerdo con el mismo principio.
El método de autoenfoque combina un enfoque sistemático de los negocios con uno intuitivo. La intuición nos ayuda a tomar decisiones adecuadas y a no perder horas en dilación.
4. El Truco de los 20 Minutos
Éste recuerda a la técnica Pomodoro: te das 20 minutos para completar una tarea. Una vez finalizados estos 20 minutos, decides si quieres dejar de trabajar o seguir trabajando.
El truco es que es más probable que continúes:
Es difícil comenzar, pero es más difícil detenerse.
Dice la periodista Younes Henni
Esta técnica para ahorrar tiempo te ayuda a superar la resistencia emocional y vencer la procrastinación. Cuando nos involucramos en una tarea, es más fácil seguir haciéndolo por inercia que renunciar a la mitad.
Henni señala que el truco de los 20 minutos permite hacer el doble de lo planeado y, a veces, aumenta la productividad en cuatro horas. Como suele decirse, un buen comienzo es una media batalla.
5. El Enfoque «Pesimista»
La consultora de gestión del tiempo Laura Vanderkam está segura de que «una buena gestión del tiempo significa planificar un horario flexible, no perfecto». Ella ha notado que incluso aquellas personas que planean las cosas con anticipación a menudo se olvidan de prescribir el tiempo para casos de fuerza mayor. Entonces, tienen éxito en la administración del tiempo cuando todo va de acuerdo con el plan, pero tienen que renunciar a los pasatiempos, el crecimiento personal o el tiempo con la familia cuando sucede algo inesperado para que puedan trabajar más.
Laura sugiere el enfoque de respaldo llamado «pesimista»:
Es cuando no esperas mantener el horario minuto a minuto, pero reservas tiempo adicional en la semana para tareas laborales. Sí, puede ser un desafío hacerlo con una agenda apretada, pero te permite hacer todo.
Elegir la Mejor Técnica para Ahorrar Tiempo para tus Necesidades
Las técnicas de administración y ahorro de tiempo son muchas, y todos tienen sus preferencias. Por supuesto, no podemos usarlas todas a la vez, pero podemos probar tácticas estándar y alternativas de ahorro de tiempo para entender cuál funciona mejor para nuestras necesidades individuales.
Sea cual sea la técnica que elijas, no ignores ni subestimes el poder del registro de tiempo: te ayudará a ver a dónde va tu tiempo y a reorganizar tu horario para una mejor motivación y productividad.
Acerca del autor:
Lesley Vos es redactora profesional y colaboradora invitada, y actualmente escribe en Bid4Papers.com. Especializada en investigación de datos, redacción de textos web y promoción de contenido, está enamorada de las palabras, la literatura de no ficción y el jazz. Visita su Twitter @LesleyVos para saludar y ver más de su trabajo.
5 técnicas alternativas para ahorrar tiempo
- ALPEN
Empieza el día haciendo una lista de tareas, anota cuánto tiempo le llevará cada una de ellas y luego dedica el 60% de tu tiempo al trabajo y el resto, a socializar, descansar y actividades no planificadas.
- GTD (Getting Things Done)
Escribe paso a paso y establezca una fecha límite si es posible; delega lo que puedas; completar las tareas que requieran menos de dos minutos de su tiempo a la vez; mover las actividades con una fecha límite específica al calendario.
- Sistema de autoenfoque
El método de enfoque automático combina un enfoque sistemático de los negocios con uno intuitivo. La intuición nos ayuda a tomar decisiones adecuadas y a no perder horas en dilación.
- El truco de los 20 minutos
¡El truco de los 20 minutos permite hacer el doble de lo planeado y, a veces, aumenta la productividad en cuatro horas! Como suele decirse, un buen comienzo es una media batalla.
- El enfoque «pesimista»
Es cuando no espera mantener el horario minuto a minuto, pero reserva tiempo adicional en la semana para tareas laborales. Sí, puede ser un desafío hacerlo con una agenda apretada, pero le permite hacer todo.
