10 Estrategias de Gestión del Tiempo para Aumentar la Eficiencia de su Equipo
¿A menudo deseas tener más tiempo? ¿Sientes que necesitas ser más organizado y productivo? A pesar de estar ocupado todo el día, ¿sientes que no has logrado mucho? La gestión eficaz de ese tiempo depende de su capacidad para autoanalizarse, planificar, evaluar y controlar su comportamiento. Tanto el dinero como el tiempo son recursos valiosos pero limitados. Por lo tanto, debe asignarlos, protegerlos y presupuestarlos adecuadamente. Asegúrese de administrar su tiempo de manera efectiva utilizando estrategias de administración del tiempo.
Muchos de nosotros luchamos con la forma de organizar y pasar nuestro tiempo. Cuando lo gestionamos de manera eficiente, podemos realizar más tareas en menos tiempo, por lo que nos centramos en aquellas que tendrán un mayor impacto en nuestro día. Nuestro equipo ha elaborado 10 estrategias de gestión del tiempo para ayudar a su equipo a ser más productivo, eche un vistazo:
Estrategias de Gestión del Tiempo para Satisfacer tus Necesidades
Al administrar tu tiempo, es importante distinguir entre lo que es urgente y lo que es importante. Si administras tu tiempo de manera eficiente, puedes lograr el equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida. Puedes aumentar tu productividad siguiendo estrategias de gestión del tiempo. Pero, ¿cómo se puede encontrar un buen equilibrio? Bueno, tu carga de trabajo y estructura determinarán eso. Házte preguntas como «¿Cuántas horas invierte mi equipo en X tarea?», «¿Cuánto me cuesta el tiempo no facturable?», «¿Mi equipo está siendo lo suficientemente productivo?». Responder esas preguntas puede ayudarte a mejorar tus habilidades de administración del tiempo para obtener un resultado más eficiente.
Consulta estas 10 estrategias para aumentar tu productividad sin pasar más tiempo en la oficina.
1. Identifica el Tiempo Productivo de tu Equipo
Es imposible evaluar a todos los equipos de la misma manera. Es probable que la visión del éxito de un equipo de marketing difiera mucho de la de un equipo de desarrollo de software. Para evaluar el desarrollo de tu negocio y mejorar los resultados, es clave comprender qué tan bien se desempeñan tus empleados.
Para identificar el tiempo productivo de su equipo, debe usar datos para respaldar el desempeño de los miembros del equipo, aunque existen muchas formas subjetivas de analizar el trabajo en equipo. Revisar continuamente el capital humano es una táctica más beneficiosa en línea con la estrategia de los equipos ágiles que establecer una revisión anual o trimestral.
2. Descubre dónde están perdiendo el tiempo
Hacer un seguimiento de cómo tu equipo usa su tiempo es una herramienta útil. Mantén un registro de lo que hacen en intervalos de 15 minutos durante una semana o dos. Luego evalúa su progreso.
Puedes identificar las pérdidas de tiempo que inducen a la ineficiencia de tu equipo tomando las siguientes medidas:
- Seguimiento de lo que haces en el trabajo
- Analizando lo que puedes mejorar
- Tómate tu tiempo para realizar un seguimiento de la información y realizar cambios significativos
3. Establecer prioridades
Aprovechar al máximo tu tiempo en el trabajo y en el hogar puede ser más fácil si desarrollas estrategias de priorización. Estas estrategias pueden ayudarte a evaluar y establecer tus principales prioridades, sin importar si eres un propietario único o un ejecutivo en una empresa Fortune 500.
Crear una lista de «cosas por hacer» es una manera fácil de priorizar. Si necesitas una lista diaria, semanal o mensual depende de yu estilo de vida. Crear una agenda, evaluar tareas y asignar tiempo y esfuerzo para entregar el mayor valor en un una breve cantidad de tiempo son elementos típicos de la priorización cuidadosa. La configuración de prioridades flexible es importante, ya que es posible que debas interrumpir tareas de baja prioridad para tareas urgentes.
Una buena manera de comenzar es crear una lista de todas las tareas o deberes que tienes en tu trabajo. Una vez que los hayas dividido en objetivos diarios, semanales y mensuales, puedes trabajar en organizarlos. Conocer estos detalles te será mucho más fácil mantenerte concentrado en tus tareas diarias y completarlas todas.
4. Cuidado con la procrastinación
La procrastinación es una trampa en la que muchos de nosotros caemos. Cuanto más procrastinamos, más tiempo perdemos y las tareas más importantes las posponemos hasta que es demasiado tarde para ellas. Tan pronto como nos damos cuenta de esto, entra el pánico y deseamos haber comenzado antes. Es imposible estar completamente relajado mientras procrastinas porque siempre tienes un recordatorio de que deberías estar trabajando en algún lugar en el fondo de tu mente.
Hay muchos trucos y tácticas para ayudarte a dejar de procrastinar, pero empieza desde el principio, solo oblígate a empezar. El primer paso es siempre el más difícil, pero cree que puedes hacerlo, y lo harás.
5. Establecer objetivos INTELIGENTES
Esta es una de las estrategias de gestión del tiempo más importantes, una gestión del tiempo exitosa es una de las habilidades más valiosas que una persona puede poseer. Es muy poco probable que logre sus metas personales si no usa su tiempo sabiamente, es por eso que las metas SMART pueden ayudarlo a establecer sus metas de la manera correcta.
El proceso de establecimiento de objetivos se puede hacer bien o mal. Si no estableces tus objetivos correctamente, lo más probable es que te pierdas algo, lo que resultará en un reelaboración o desvío del rumbo.
Los objetivos SMART te ayudan a garantizar que tu objetivo sea realista y alcanzable. Puedes definir un objetivo SMART como:
- Específico
- Medible
- Realizable
- Realista
- Limitados en el tiempo
6. Elige las Herramientas Adecuadas de Gestión del Tiempo
Las herramientas de administración del tiempo están diseñadas para ayudarte a administrar tu tiempo de manera más efectiva. Podrás volverte más productivo, tomar mejores decisiones de administración del tiempo y dedicar menos tiempo a generar informes y facturar cuando utilice herramientas de administración del tiempo.
Ciertamente, usar tantas herramientas como sea posible para apoyar tu posición es una de las mejores maneras de administrar tu tiempo de manera más inteligente. Descargar un programa de computadora o una aplicación de teléfono inteligente puede facilitarte la vida. Puedes ahorrar horas de trabajo cada semana agregando incluso una herramienta de gestión del tiempo a su arsenal.
La elección de la pila de tecnología adecuada para sus necesidades de gestión del tiempo es una decisión muy crítica en el gran desbordamiento de herramientas de gestión del tiempo. Recomendamos experimentar con algunos de ellos. Vea cómo se ajustan a sus necesidades después de probarlos durante un corto período de tiempo. Por lo general, hay versiones gratuitas o de prueba disponibles.
7. Organizar y programar todo
Puede ser útil organizar y programar tus horas de vigilia a lo largo del día para que pueda planificar mejor lo que puede hacer durante este tiempo. Hacer un seguimiento de tu horario puede permitirte programar tareas tanto relacionadas con el trabajo como de ocio durante el tiempo disponible. Es posible que pueda planificar mejor para lo inesperado o mantenerse al día si está organizado. También puede sentirse más preparado, eficiente y productivo cuando tiene un horario organizado.
Ciertamente, nuestra vida personal y profesional puede beneficiarse de las herramientas de programación que nos ayudan a realizar un seguimiento de lo que tenemos que hacer. La organización y la programación pueden ayudarte a lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
8. Planifica tu día correctamente
Comprender cómo planificar tu día es crucial para tomar el control y llegar a donde quieres ir, ya sea que necesites manejar una carga de trabajo abrumadora, desarrollar un nuevo hábito o crear más tiempo para divertirse y ayudarlo a mejorar sus estrategias de gestión del tiempo.
Puedes mantenerte concentrado y productivo al planificar tu día y, por lo tanto, mantenerte al tanto de tu lista de tareas diarias. Su día se vuelve más fácil de planificar cuando se siente claro y concentrado.
Mantener un horario claro te permite mantenerte organizado y evitar sentirte abrumado por una larga lista de tareas. Planificar tus prioridades diarias y aumentar tu productividad es más fácil cuando planificas todos los días. Y la organización de sus rutinas diarias se puede hacer más fácil con las herramientas de planificación o gestión de proyectos.
9. Delegar sabiamente
Tener la capacidad de delegar es importante como líder, ya que no puede hacerlo todo usted mismo. Tu equipo estará empoderado por la delegación, y generará confianza, además de desarrollarse profesionalmente. Por otro lado, elegir a la mejor persona para abordar una tarea o proyecto es una forma en que los líderes pueden aprender a hacerlo.
Ciertamente, todo el mundo debería poder delegar. Delegar significa dar a otra persona la responsabilidad de una tarea, lo que le libera tiempo para tareas que requieren su experiencia. Pero, ¿cómo se puede aprender a delegar? Comience desde el principio: determine cuáles son las habilidades de otras personas y seleccione una persona adecuada para el trabajo. Asegúrese de que la persona que elija sea capaz, tenga experiencia, esté interesada y tenga la autoridad para manejar la tarea. Dar detalles. Finalmente, deje claras las expectativas y describa la tarea, para que la persona pueda personalizarla.
10. Evita la multitarea
Para evitar olvidar una cosa, puedes realizar múltiples tareas por temor a que, de lo contrario, puedas olvidarla. Alternativamente, puedes sentir que la tarea original no es productiva y que el cambio conduciría a una mayor eficiencia. Pero este no es el caso. Además de reducir la productividad en un 40 %, la multitarea también reduce los niveles de inteligencia. Si consideras esta estadística, verás que cuando te enfocas en una cosa a la vez, puedes lograr el doble. Escuchar música o usar un asistente virtual generalmente no cuenta como multitarea ya que estas actividades tienen beneficios de productividad cuando se realizan correctamente.
Tratar de lograr demasiadas metas a la vez es más perjudicial que beneficioso. No realices múltiples tareas cuando trabajes. En su lugar, concéntrate en una tarea y complétala antes de pasar a la siguiente.
Estrategias de Gestión del Tiempo que se Adaptan a tu Equipo
Independientemente de las estrategias de gestión del tiempo que utilizas, tómate el tiempo para evaluar cómo han funcionado para ti. La capacidad de administrar el tiempo de manera efectiva conduce a una mayor felicidad personal, más logros en el trabajo y en el hogar, y un futuro más satisfactorio. Ciertamente, al implementar las estrategias adecuadas de gestión del tiempo, te sentirás menos estresado. Además, puedes tomarte un verdadero descanso para almorzar y los plazos no parecen tan desalentadores. TrackingTime puede ayudarte a mejorar tu gestión del tiempo y marcar la diferencia en tu rutina diaria.
