Cómo Planificar Reuniones de Proyecto Productivas sin Perder Tiempo
Una encuesta reciente mostró que el 47% de los empleados considera que las reuniones son innecesarias e improductivas. Incluso muestra que el 49% de los asistentes a una reunión de trabajo realiza actividades no relacionadas durante dicha llamada o conferencia.
Si te preguntas cómo llevar tus reuniones de gestión de proyectos al siguiente nivel, para optimizarlas y que sean realmente eficaces, ¡tenemos buenas noticias para ti! Has llegado al lugar correcto.
En este artículo, exploramos varias estrategias para planificar reuniones de proyecto sin desperdiciar las horas de la empresa. Además, descubrirás algunos consejos profesionales para aprovechar al máximo tu reunión en el menor tiempo posible.
Finalmente, te ayudaremos a resaltar las diferencias entre reuniones de proyecto buenas y malas. De esta manera, podrás evaluar las reuniones que ya tienes y decidir hacia dónde ir. Dicho esto, saltemos de lleno.
Planificación de Reuniones de Proyecto Productivas: Seis Sencillos Pasos a Seguir
Sin duda, las reuniones son cruciales para el éxito de cualquier empresa, ya sea que se realicen offline o mediante herramientas de comunicación online. Sin embargo, las reuniones de productos son aún más importantes. Afortunadamente, las reuniones productivas y eficaces no son imposibles de lograr. De igual manera, se necesitan conocimientos específicos para lograr este objetivo.
Si bien existen muchas razones para las estadísticas mencionadas anteriormente, una se destaca: muchos gerentes de proyectos no saben cómo planificar reuniones efectivas.
Como resultado, se pierde una cantidad significativa de tiempo entre reuniones demasiado frecuentes y prolongadas. Afortunadamente, existen varias soluciones probadas y verdaderas para este problema. A continuación, algunos consejos sobre cómo mejorar la planificación y ejecutar reuniones de proyectos eficaces:
1. Envía la Agenda o las Expectativas para las Reuniones de Proyecto con Anticipación
Una de las formas infalibles de evitar la trampa de las reuniones desperdiciadas o demasiado largas es enviar la agenda de cada reunión a los participantes de antemano. De esta manera, todos saben qué esperar y cómo prepararse. En otras palabras, no necesitas perder el tiempo informando a los participantes sobre el objetivo de la reunión durante su desarrollo.
Un correo electrónico suele ser uno de los métodos preferidos para compartir esquemas o cumplir objetivos con empleados, miembros del equipo y otros participantes. El uso de una herramienta de gestión de correo electrónico también puede ayudar a simplificar este proceso de gestión de proyectos.
También puedes crear una invitación de calendario repetitiva para que tu equipo tenga un tiempo de reunión establecido cada semana o mes para planificar su horario de trabajo.
¡Pero asegúrate de que todos los participantes de la reunión conozcan el objetivo de cada reunión con anticipación!
2. Decidir el Mejor Momento para Reunirse y Cuándo No Hacerlo
Si deseas tener una reunión productiva, es mejor asegurarse de que el horario, e incluso su duración, sea conveniente para todos los participantes. Después de todo, no eres el único que participará en la reunión.
Por lo tanto, tómate tu tiempo para coordinarte con el equipo y determinar los mejores momentos para tener reuniones y cuándo evitarlas. Con esta información, puedes crear un calendario de equipo que guiará la programación de reuniones futuras.
Una vez que hayas terminado con este proceso, puedes enviar invitaciones de calendario detallando la fecha y hora acordadas para la reunión de tu proyecto.
3. Establecer Reglas Básicas para tus Reuniones
Establecer reglas básicas es fundamental en la gestión de proyectos grupales. Sin estas reglas, puede resultar más difícil controlar el comportamiento de los participantes durante las reuniones, e incluso la dirección de esa reunión. Esto puede llevar a una pérdida de tiempo significativa en llamar al orden a la reunión o generar las acciones que requieras de otros participantes.
Por ejemplo, al hacer una videollamada con el equipo, crea una regla para que cada persona deba tener prendida su cámara y guarde su teléfono para participar en la reunión.
Generalmente es una excelente idea establecer reglas básicas para cada reunión antes de su comienzo. Una buena regla general es comunicar las reglas básicas al enviar el informe de la reunión.
Dicho esto, aquí hay algunas reglas básicas que generalmente son necesarias:
- Todas las personas presentes en la reunión deben participar.
- Los participantes siempre deben encender sus cámaras (para reuniones virtuales).
- No se deben usar teléfonos durante las reuniones, excepto por razones relevantes, etc.
4. Tomar y Compartir Notas de la Reunión
Una de las razones más comunes por las que las reuniones de proyecto se prolongan durante extensos períodos se debe a que los participantes a menudo pierden la concentración. Como resultado, suele ser necesario transmitir información relevante. Por ello, si deseas planificar reuniones de proyecto productivas, implementa la toma de notas.
Asegúrate de que cada miembro tome nota para mantener su atención en los oradores y otros colaboradores. De esta manera, se concentrarán más y tenderán a perder la concentración con menos frecuencia.
En estos días, es más común tomar notas en línea, ya que ofrecen más flexibilidad y son fáciles de compartir. Afortunadamente, la aplicación Tracking Time ofrece muchas integraciones, incluidos Google docs, SmartSheet y Microsoft Teams, que ayudan a tomar notas.
También puedes compartir notas electrónicamente una vez finalizada la reunión.
5. Programa tus Reuniones para una Mejor Gestión
Elegir una hora de inicio para las reuniones de proyecto garantizará la puntualidad y los arreglos óptimos. De la misma manera, fijar una hora de finalización garantizará una mejor gestión del tiempo, velocidad y objetividad.
Más allá de eso, establecer una duración para tu reunión demostrará que respetas el tiempo del resto de los participantes.
Por ejemplo, si tu equipo está en una llamada de conferencia y saben la hora a la que terminará la sesión, es más probable que den todo por esa reunión.
Además, programar tu reunión te ayudará a planificar y asignar una duración a cada elemento de tu agenda. También ayuda a elaborar una escala de importancia sobre varios temas que debes discutir. Con todo, el registro del tiempo garantiza una reunión más eficiente, eficaz y productiva en general.
6. Tener Puntos de Acción y Fechas Límite para Después de la Reunión
Por último, si deseas tener reuniones de proyecto productivas sin perder tiempo, debes planificar lo que sucede después de la reunión. Recuerda, es muy fácil quedar atrapado en actividades mientras se descuida la productividad.
Una excelente manera de evitar este error es crear planes prácticos para las actividades posteriores a la reunión.
Para pasar de la planificación a la acción, comparte las responsabilidades de las actividades que decidiste realizar durante la reunión. También establece plazos razonables para cada actividad, ya que esto estimula a las personas a avanzar hacia sus objetivos.
Es comprensible que mantenerse al día con las actividades de varios equipos de proyecto resulte bastante complicado. Pero, no te preocupes, puedes usar varias herramientas premium para mantenerte al tanto de tus proyectos, como Asana y Trello.
Dicho esto, exploremos algunas de las diferencias entre reuniones de proyecto buenas y malas.
Diferencias entre Reuniones de Proyecto Buenas y Malas
Ahora que sabes planificar reuniones de proyecto productivas sin perder tiempo, el siguiente paso es evaluar las reuniones que solías tener.
¿Son buenas tus reuniones de proyecto? ¿Tienes que mejorar la forma en que planificas y manejas tus sesiones? Estas son preguntas vitales que necesitas responder.
No te preocupes, destacaremos algunas claves para diferenciar a las reuniones de proyecto buenas de las malas a continuación.
1. Las Reuniones de Proyecto Buenas Son Rentables
Mucha gente no se da cuenta de esto, pero las reuniones cuestan dinero, tanto directa como indirectamente. Por un lado, está el costo de organizar la reunión en sí. Además, dado que la reunión se lleva a cabo durante el horario laboral, los participantes usan tiempo por el que se les paga.
Por lo tanto, es esencial realizar un seguimiento de los costos de las reuniones de planificación del proyecto y su valor productivo. Las buenas reuniones de proyecto siempre tienen un valor de producción más alto.
2. Las Reuniones de Proyecto Buenas Requieren una Planificación Adecuada
Las reuniones improvisadas rara vez son efectivas o productivas, ya que los participantes a menudo luchan por orientarse durante su desarrollo. Por lo tanto, si deseas ejecutar buenas reuniones de proyecto, es clave una preparación adecuada.
Asegúrate de tener un objetivo claro para la reunión y los resultados que puedas medir. Además, crea una agenda cuidadosamente pensada, y asegúrate de que los participantes también estén al tanto.
3. Las Reuniones de Proyecto Buenas Cuentan con Reglas Básicas
Sin reglas, sería muy desafiante, sino imposible, lograr un progreso significativo en reuniones de proyecto. Después de todo, no habría nada para mantener bajo el control las acciones de los participantes e incluso del director del proyecto.
Por lo tanto, si deseas llevar a cabo reuniones de proyecto buenas y productivas, asegúrate de establecer las reglas básicas necesarias antes del comienzo de la reunión.
4. Las Reuniones de Proyecto Buenas Usan el Tiempo Eficazmente
El tiempo es fundamental en cualquier reunión de proyecto. En la gestión de proyectos, debes hacer cumplir la puntualidad, ya que los retrasos sólo crearán retrocesos y estancamiento.
Sin embargo, no sólo es importante que comiences a tiempo, sino que también necesitas finalizar la reunión a la hora estipulada. Respeta el tiempo de todos los participantes. Una forma de garantizar esto es ceñirse al tiempo asignado para cada tema de la agenda.
En Resumen de cómo hacer tus Reuniones de Proyecto más Productivas
A veces tenemos malas reuniones. Pero, con los consejos y estrategias correctos, puedes mantenerte a la vanguardia de las estadísticas y ejecutar reuniones de proyecto productivas y eficaces.
Con suerte, estos consejos te ayudarán a lograr tus objetivos de reuniones eficientes en el tiempo que producen resultados significativos en tus proyectos. Pero recuerda, los objetivos claros y un horario estricto para cada reunión no son negociables.
Acerca del autor:
Victoria es una especialista en marketing de contenido en Mailbird, una aplicación de administración de correo electrónico galardonada que permite ahorrar tiempo administrando múltiples cuentas. Victoria se especializa en todo lo relacionado con el marketing digital y de contenidos. Cuando no está experimentando con contenido nuevo, está en un podcast o grabando en YouTube.
