4 simples pasos para aumentar la productividad con lotes de tiempo
Los trabajadores deben adoptar la idea de trabajar de forma más inteligente para mantenerse al día con sus compañeros. Pero es mucho más fácil decirlo que hacerlo. El procesamiento por lotes de tiempo o de tareas es una de varias estrategias para administrar el tiempo que puedes utilizar para trabajar de manera más inteligente y aumentar tu productividad.
Cómo utilizar los lotes por tiempo para aumentar la productividad
La idea del procesamiento por lotes de tiempo es similar a la línea de montaje, una innovación que transformó la industria automotriz y estimuló la revolución industrial cuando se implementó en Ford Motor Company en 1913. Al asignar una tarea específica a cada trabajador en la fábrica del Modelo T, Ford podría fabricar automóviles mucho más rápidamente, lo que permitiría a la empresa venderlos por mucho menos y, finalmente, revolucionar el transporte tal como lo conocemos.
El procesamiento por lotes de tiempo te desafía a mirar tus asignaciones como Ford hizo la producción del Modelo T y agrupar tareas similares. Luego, asignarás una cantidad determinada de tiempo para completar cada lote de tareas. Con el tiempo, descubrirás que puedes concentrarte en tus tareas laborales de manera más fácil y aumentar tu productividad de manera efectiva. ¿Estás listo para revolucionar tu forma de trabajar? Sigue estos pasos para utilizar lotes de tiempo.
1. Agrupa tus tareas
Antes de comenzar tu trabajo del día, tómate un momento para agrupar tareas similares. Por ejemplo, puedes agrupar la lectura y el envío de correos electrónicos, la preparación para las reuniones, y la investigación en lotes separados. Luego, averigua cuánto tiempo te llevará cada grupo de tareas; puedes usar una herramienta de seguimiento de tiempo para obtener una estimación más precisa. Terminarás con una lista de tareas pendientes o un horario que puedes seguir durante el día. Completa cada lote.
2. Completa cada lote
Comienza con tu primer lote de tareas. Trata de no distraerte y trabaja sólo en aquellas tareas específicas que asignaste en el primer lote. Después de un descanso, continúa con el siguiente lote hasta que todos los lotes estén completos. Realiza un seguimiento de tu progreso con las herramientas de gestión de proyectos para que no olvides dónde terminaste. A medida que avanzas, es posible que ciertas tareas tomen más o menos tiempo de lo que pensabas inicialmente, pero no te preocupes, eso es sólo parte del proceso. Toma nota para ajustar la cantidad de minutos que dedicas a ese lote de tareas la próxima vez que lo haga o busque una forma de utilizar la automatización de procesos para ayudarte a eliminar las tareas tediosas y que requieren mucho tiempo más rápidamente.
3. Toma descansos
Tomar descansos es crucial para el éxito de tu lote de tiempo. Necesitarás tiempo entre lotes para recalibrar y solucionar cualquier problema que pueda haber surgido. Tómate unos 10 minutos para consultar Slack, responder correos electrónicos o mensajes de texto urgentes, y tal vez tomar un refrigerio o una bebida, luego pasa al siguiente lote. El software de respaldo puede ayudarte a guardar tu trabajo cuando tomas descansos.
4. Reevalúa el proceso
Al concluir tu jornada laboral, pregúntate qué partes del proceso de procesamiento por lotes de tiempo funcionaron y cuáles no. Ten en cuenta cómo procrastinaste a lo largo del día y lo fácil que fue para ti hacer la transición de tus descansos al trabajo. Es posible que desees ser más o menos específico sobre cómo agrupas tus tareas, o puede que desees trabajar en intervalos de tiempo más largos o más cortos. Tu método de procesamiento por lotes de tiempo evolucionará cuanto más lo uses.
Tu camino hacia la victoria
Continúa realizando un seguimiento de tiempo y asistencia en el trabajo para ver cómo aumenta tu productividad a medida que mejoras en el procesamiento por lotes de tiempo. Cuanto más cultives buenos hábitos de gestión de tiempo, más te prepararás para el éxito. Muy pronto, podrás hacer más en un día de lo que jamás pensaste que fuera posible. Te sentirás muy bien con tu mayor productividad, y tu gerente también lo hará.
Nota del editor: este es un artículo invitado de nuestros amigos de G2 Crowd, un sitio de revisión entre pares con sede en Chicago, Illinois.
Acerca del autor:
Maddie es especialista en marketing de contenidos en G2. Le encantan las palabras, los gatos, la música e Internet, a pesar de desear estar viva en los ’80.
