Asistentes virtuales: los bots conquistan a startups y PyMEs

Los chatbots son considerados la interfaz de usuario del futuro. Pero ya permiten a las empresas rediseñar los procesos comerciales tradicionales. En la gestión de personal, ventas, marketing, servicio al cliente y otros departamentos especializados. Aquí describimos las mejores soluciones que las startups y PyMEs pueden utilizar para integrarlas en sus flujos de trabajo.

Los chatbots están rediseñando el mundo empresarial

Alexa, Siri, Asistente de Google, Cortana: los asistentes virtuales son cada vez más populares, incluso si no siempre funcionan a la perfección. Además de los algoritmos de inteligencia artificial y machine learning, hay otras innovaciones detrás de estos bots inteligentes. Y están cambiando fundamentalmente la forma en que interactuamos con el software.

La interfaz gráfica de usuario que convirtió a la PC en la corriente principal en la década de 1980 ha desaparecido por completo con Alexa, Siri y el resto. La palabra clave es Interfaces Conversacionales de Usuario (CUI). El término describe interfaces de usuario en las que las entradas y salidas se realizan en lenguaje natural, por escrito u oralmente. Sin embargo, el concepto no es nuevo. En la década de 1960, el informático Joseph Weizenbaum desarrolló uno de los primeros chatbots con “Eliza”, una psicoterapeuta virtual. Pero gracias a los rápidos desarrollos en las áreas de computación en la nube, AI y machine learning, los chatbots se han vuelto tan poderosos en los últimos años que muchos expertos de la industria los consideran la interfaz de usuario del futuro.

Los chatbots se han vuelto tan poderosos en los últimos años que muchos expertos de la industria los consideran la interfaz de usuario del futuro.

Ya en 2016, Satya Nadella, CEO de Microsoft, habló en su conferencia de desarrolladores Build en “Conversations as a platform”. Dijo que el futuro de la empresa líder de software de Redmond radica precisamente en esto. Desde entonces, los bots orientados al diálogo se han integrado cada vez más en la vida cotidiana de los usuarios. Hoy en día, desempeñan un papel central en plataformas de colaboración modernas como Microsoft Teams, Google Workspace y Slack. Así como en aplicaciones de chat como WhatsApp, Facebook Messenger y otras.

Bots para cada departamento especializado

Naturalmente, comenzaremos a delegar en un bot algunas tareas rutinarias de RRHH. El registro de tiempo, las solicitudes de vacaciones o la contabilidad de gastos y viajes, entre otras. Podemos automatizarlas fácilmente usando reglas claramente predefinidas y regulaciones legales que se aplican en estas áreas.

Por otro lado, casos de uso fuertemente orientados a transacciones (envío de libros, solicitud de vacaciones y licencias, etc.). Por lo tanto, pueden implementarse de manera óptima en las IU conversacionales. Los bots de recursos humanos no necesariamente tienen que trabajar con algoritmos de inteligencia artificial complejos para proporcionar servicios valiosos.

A continuación, compartiremos algunos bots que definitivamente optimizan las tareas rutinarias de recursos humanos

TrackingTime Bot para registro del tiempo

Hecho para todo tipo de profesionales, pero especialmente para aquellos que trabajan por horas y rentabilizan su tiempo. Mediante la creación de bots, TrackingTime busca simplificar el trabajo de facturación y nómina. Con un producto simple y elegante, ayuda a las empresas a administrar de su recurso más valioso: el tiempo. Descubre cómo los bots de TrackingTime pueden ayudarte a tu y a tu equipo.

TrackingTime Bot para Microsoft Teams

Con esta perfecta integración con Microsoft Teams, los equipos comerciales de cualquier tamaño no solo pueden realizar un seguimiento de su tiempo. También pueden ver en qué están trabajando sus colegas actualmente. Y además, obtener una descripción general de sus proyectos y tareas abiertas, entre otros.

TimeTracking Bot para Slack

Con el bot de TrackingTime para Slack, puedes registrar tu tiempo dentro de tus proyectos y tareas en Slack.

Chatbot para Google Workspace

El bot de TrackingTime para Google Workspace permite crear tareas, registrar tiempo y monitorear el progreso de proyectos. Además, permite ver en qué está trabajando tu equipo. Por lo tanto, puedes invitar a miembros de tu equipo a Gmail, Drive, Docs y Meet de acuerdo a tus necesidades. Todo en un lugar.

AttendanceBot

AttendanceBot es una solución de seguimiento de tiempo simple. Está diseñada específicamente para Slack, Microsoft Teams y Google Workspace. Los empleados registran sus horas de trabajo directamente en un canal con comandos simples como «in» y «out». Además, pueden solicitar vacaciones vía chat, cambiar turnos de trabajo, o llamar para informar si están enfermos, entre otros. A su vez, la gerencia puede crear hojas de tiempo y reportes, administrar vacaciones y más, todo dentro de su plataforma de chat.

TimeBot

TimeBot es una alternativa similar a Slack, pero a diferencia de AttendanceBot, se centra en proyectos y tareas. Desarrollado en Nueva Zelanda, está dirigido principalmente a equipos orientados a proyectos. No sólo para saber cuándo están trabajando los empleados, sino también para saber qué hacen durante su jornada laboral. Las horas de trabajo se pueden asignar fácilmente a proyectos y tareas existentes mediante los comandos de Slack. Conveniente para PM: con el comando “/ t status”, obtén un panorama del trabajo del equipo. Además, TimeBot envía un reporte diario por email, mostrando el progreso de los proyectos y tareas en curso. Junto a NikaBot, Jibble y Calamari, hay otras herramientas de RRHH disponibles para Slack y otras plataformas de chat.

Bots para equipos ágiles

Los productos desarrollados exclusivamente para Slack y Teams incluyen a Polly. La compañía fue fundada en 2015 por antiguos desarrolladores de Microsoft. Y cuenta con el apoyo financiero de Slack Fund, entre otros. Por lo tanto, no es de extrañar que este bot de encuestas se centre en Slack y Teams.

Polly ayuda a las empresas de todo tipo y sector a recopilar rápidamente comentarios de los empleados adecuados, en el momento y lugar adecuados. Las encuestas se pueden crear en poco tiempo y automatizar si es necesario. A menudo, Polly es utilizado por equipos distribuidos para hacer que sus reuniones sean más productivas. Todos los días, cada miembro del equipo responde una breve encuesta. Contestan sobre las tareas completadas desde el último registro, en qué están trabajando actualmente, y si están bloqueados y deben discutir los problemas con sus colegas. Por lo tanto, equipos ágiles que busquen automatizar sus stand-ups y optimizar su productividad también deberían echar un vistazo a GeekBot y DailyBot.

En el área de la gestión del conocimiento, los bots también pueden ayudar a las empresas a ser más productivas. Este es el caso de Niles. El bot de Slack se comercializa como una «wiki para chatear». Actúa como otro miembro del equipo al que se puede hacer preguntas. Por lo tanto, si ya conoce la respuesta, la devolverá de inmediato. De lo contrario, esperará hasta que un usuario responda y la guardará automáticamente en la wiki. Además, la wiki central que se construye no solo está disponible en Slack, sino también en un panel web. Con Kono y EventBot, existen otros bots de productividad para administrar fácilmente reuniones y calendarios grupales en Slack.

Automatización y soporte de ventas

En la comunicación corporativa externa con clientes y socios, cada vez más equipos están descubriendo el potencial de los chatbots. Se utilizan especialmente en ventas o soporte. Por ejemplo, para acelerar procesos tradicionales de generación de leads a través de la automatización. Los chatbots ahora se pueden encontrar en cualquier lugar de la web. Cuando visitamos un nuevo sitio web, a menudo nos saluda un asistente virtual. Y nos invita a dialogar desde la esquina inferior derecha de la pantalla.

Los chatbots se utilizan especialmente en ventas o soporte para acelerar procesos tradicionales de generación de leads a través de la automatización.

Los principales proveedores de este tipo de chatbots son Zendesk, Drift y, sobre todo, Intercom. Intercom es una plataforma integral de mensajería empresarial. Durante mucho tiempo se ha hecho un nombre en la industria de las TI. Por lo tanto, es muy popular entre las startups y PyMEs. Además de «Bandeja de entrada» para soporte por email y chat en vivo, la solución consta de otros subproductos. «Plataforma» para analítica de usuarios, «Mensajes» para la automatización de campañas de marketing y ventas personalizadas, y «Artículos» para creación de un portal de atención al cliente. De este modo, cubre todas las interacciones entre una empresa y sus clientes en cada fase del ciclo de vida del cliente.

La automatización juega un papel central en esto. Ya que con los bots de chat y respuesta disponibles, las empresas pueden crear sus propios bots. Así responden automáticamente las preguntas frecuentes y aceleran las tareas repetitivas. Por ejemplo, si un cliente de software pregunta sobre una determinada característica del producto, el bot puede sugerir un artículo adecuado desde el centro de ayuda integrado. Como explica el fabricante, los bots se basan en el aprendizaje automático y, por lo tanto, deberían mejorar cada vez más con cada interacción con el cliente.

APIs, herramientas y frameworks para desarrolladores

Estas soluciones “hágalo usted mismo” son muy flexibles y ofrecen muchas funciones, pero en algún momento llegarán a sus límites. Entonces, si deseas obtener máxima libertad y flexibilidad en el desarrollo de bots, deberás implementarlo tú mismo.

La buena noticia es que los desarrolladores de software que quieran trabajar en sus propios bots ahora pueden recurrir a una amplia gama de herramientas, APIs y frameworks que facilitan su trabajo. De este modo, ofrecen acceso a tecnologías poderosas imprescindibles para su implementación.

Todos los asistentes de idiomas líderes como Alexa, Siri, Cortana y Google Assistant ahora tienen APIs útiles para sus tecnologías innovadoras en el campo del reconocimiento de voz y el procesamiento del lenguaje natural. De este modo, los desarrolladores pueden integrarlas en sus propios proyectos con relativamente poco esfuerzo. Por otro lado, los frameworks de bots probados ofrecen una base sólida para la creación de bots individuales. Esto incluye el proyecto de código abierto Hubot. Por ejempli, el framework, basado en Node.js y desarrollado originalmente por GitHub, es ideal para principiantes que desean experimentar con IU conversacionales. Con Bot Framework, Microsoft presentó un entorno de desarrollo integral en 2016. Los desarrolladores pueden usarlo para desarrollar sus propios bots e implementarlos en Azure, sin conocimientos técnicos profundos sobre inteligencia artificial y machine learning.

Amazon Lex

Con Amazon Lex, el gigante de la nube ofrece otra alternativa que permite a los desarrolladores implementar interfaces conversacionales para voz y texto en cualquier aplicación. Como explica el proveedor, el servicio ofrece las mismas funciones de aprendizaje profundo que forman el núcleo de su asistente de voz Alexa.

Por ejemplo, los desarrolladores pueden desarrollar sus propios chatbots complejos de voz o texto, que llevan a cabo conversaciones de manera realista. Y pueden publicar en dispositivos móviles, aplicaciones web y servicios de chat como Facebook Messenger y Slack. Como es habitual con los servicios en la nube, no hay costos iniciales ni tarifas mínimas. Por lo tanto, a los clientes solo se les factura por las consultas de texto y de voz que realmente se realizan.

Bots para todo tipo de negocio

Un bot que nos libere de todas esas tareas molestas que no nos gusta hacer para que podamos enfocarnos por completo en actividades creativas y de valor agregado aún está muy lejos. Sin embargo, los bots no necesitan ser tan futuristas para realizar servicios valiosos. Su éxito en las plataformas de chat empresarial es prueba de su valor real para las empresas.

Desde la gestión de personal hasta el desarrollo de productos y el servicio al cliente y las ventas: los escenarios de aplicación son extremadamente diversos. Por lo tanto, las startups y las PyMEs que están reconsiderando sus procesos en el curso de la digitalización deberían pensar en integrar asistentes digitales en sus flujos de trabajo. Como hemos mostrado en este artículo, los bots pueden hacer que cada departamento sea más productivo.

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