Registro de tiempo: ¿Cómo aumentar las posibilidades de éxito para tus proyectos?
El tiempo es uno de los parámetros de control más importantes en la gestión de proyectos. El registro detallado de tiempo de los servicios y horas de trabajo no sólo permite una mejor planificación y presupuestación. También sirve como una base sólida para la toma de decisiones en todas las fases del proyecto.
Los proyectos a menudo se salen de control, especialmente en el complejo y dinámico mundo informático actual. Como muestra un análisis de la consultora de gestión McKinsey, los presupuestos para proyectos de IT se superan en promedio en un 45 por ciento. Las razones para esto pueden ser variadas. A veces los proyectos fallan debido a la comunicación. A menudo son demasiado complejas y están mal planificadas. Sin embargo, un presupuesto poco realista y una mala planificación del tiempo a menudo pueden conducir al fracaso.
Las soluciones de registro de tiempos de trabajo modernos desde la nube, ya que ahora están disponibles en innumerables variantes, prometen remediar esto. Se ofrecen como una mejor alternativa a la grabación molesta y propensa a errores con Excel. Los equipos de proyecto pueden registrar sus horas de trabajo de manera conveniente y detallada, facturarlas profesionalmente y evaluarlas mediante informes claros. Como resultado, los gerentes de proyecto no solo crean más transparencia de costos sino también más confianza hacia los miembros del proyecto y las partes interesadas.
Transparencia de costos
Si deseas implementar tus proyectos a tiempo y presupuesto, no solo puedes confiar en tu intuición al planificar el trabajo y calcular los precios, también necesitas datos precisos. Si, por ejemplo, se pone en marcha al presupuestar un proyecto que se ofrece al cliente a un precio fijo, la empresa puede incluso tener pérdidas en el peor de los casos. El registro constante del tiempo en todo el proyecto conduce a una mayor transparencia de costos y mejores estimaciones de costos.
Mejor planificación
Otra ventaja que la gestión del tiempo trae consigo y está directamente relacionada con el tema de la transparencia de costos se refiere a la planificación del proyecto. Los servicios y las horas de trabajo que se han registrado en proyectos que ya se han completado sirven como base sólida para la toma de decisiones al planificar proyectos futuros. De esta manera, los gerentes de proyecto pueden planificar las tareas del equipo cada vez mejor y optimizar la evaluación de la carga de trabajo correspondiente en cada proyecto.
Crea más confianza
Ten en cuenta el hecho de que el cliente a menudo no es un experto o especialista en el área del servicio y, por lo tanto, a menudo es difícil estimar cuánto trabajo realmente implica desarrollar un sitio web o corregir un error de programación. Gracias a las hojas de tiempo de trabajo detalladas y declaraciones de servicio precisas, se puede construir una estrecha relación de confianza entre el cliente y el proveedor de servicios.
Arreglos de trabajo más flexibles
El registro del tiempo también puede ser útil para proyectos internos dentro de una empresa. Por ejemplo, para crear confianza entre la gerencia y los empleados del proyecto o para implementar modalidades de trabajo más flexibles, como equipos remotos u oficina en el hogar, como lo desean cada vez más los empleados. Con la ayuda de los reportes de tiempo de trabajo, que muestran todas las horas trabajadas por empleados individuales, la gerencia puede verificar en cualquier momento si las horas de trabajo acordadas se están cumpliendo realmente.
Conclusión
El registro preciso de las horas de trabajo y los servicios es la base para un presupuesto realista del proyecto, estimaciones de costos, cálculos de precios y costos y, por lo tanto, para la planificación profesional de proyectos. Mediante el registro y análisis precisos de los servicios y las horas de trabajo realizadas con la ayuda de una solución moderna de seguimiento del tiempo para las empresas, los proyectos pueden orientarse mejor hacia el objetivo, es decir, a tiempo y presupuesto.
