Industria farmacéutica: Caso de éxito en TrackingTime

Descubre cómo Soluciones GxP, una consultora del sector farmacéutico, usa TrackingTime para gestionar proyectos y recursos, controlar el presupuesto de cada proyecto y facturar a sus clientes con precisión.

Un caso de éxito de la industria farmacéutica muestra cómo una consultora de proyectos regulados mantiene el control de las horas de cada proyecto, tanto de los que se facturan por hora como de los de precio fijo con presupuesto de horas. Soluciones GxP, con sede en Montevideo (Uruguay), reemplazó su sistema propio de registro de tiempo por TrackingTime, un software de seguimiento del tiempo que reúne proyectos, tareas, hojas de tiempo, horas facturables y reportes para clientes en un único espacio de trabajo.

Soluciones de presupuesto de proyectos y facturación a clientes

Desde 1995, Soluciones GxP ofrece una amplia gama de servicios de consultoría de TI y de negocios en América Latina. Durante más de 30 años, la compañía ha ayudado a empresas de industrias altamente reguladas, como el sector público y la industria farmacéutica, a mejorar sus procesos y a cumplir al mismo tiempo con las regulaciones locales e internacionales.

“Organizamos nuestro trabajo en proyectos. Algunos se facturan por hora y otros tienen un precio fijo. Ese precio fijo incluye un presupuesto de horas que deberían dedicarse a cada proyecto”, cuenta Eleonora Scoseria, cofundadora y directora ejecutiva de Soluciones GxP. “En cada caso necesitamos saber cuántas horas trabajamos: en el primero, para facturar bien al cliente, y en el otro, para no gastar más horas de las que asignamos al proyecto”.

El cambio al registro de tiempo online

Antes de adoptar TrackingTime, el equipo había desarrollado su propio sistema para registrar proyectos y tiempo. “No era sofisticado; había que cargar cada entrada de tiempo a mano. Los miembros del equipo no querían usarlo y muchas veces se olvidaban de registrar sus horas. No teníamos aplicación para el celular y no podíamos acceder a la herramienta desde la web, así que empezamos a buscar una alternativa mejor”, explica Eleonora. Esa búsqueda llevó al equipo a cambiarse a TrackingTime hace unos años.

Registro del tiempo en cualquier lugar

Para que sus hojas de tiempo estén siempre completas, el equipo usa la aplicación web de TrackingTime en la oficina y las aplicaciones móviles para iOS y Android cuando trabaja con clientes en sus instalaciones. Como además trabajan con Smartsheet, usan el botón de TrackingTime para Chrome y Firefox para registrar el tiempo sin salir de su herramienta de gestión de proyectos.

Proyectos a tiempo y dentro del presupuesto

Para entender cómo usan su tiempo y mantener sus proyectos de consultoría de TI y de negocios en marcha sin sobresaltos, Eleonora se apoya mucho en el informe de proyectos de TrackingTime, una función que se desarrolló al principio a pedido de ellos y que hoy usan muchos de nuestros clientes.

El informe le da una visión general de los proyectos en curso para comprobar si van a tiempo o están atrasados. Además, ella y sus gerentes de proyecto pueden ver qué proyectos ya superaron las horas presupuestadas o están por hacerlo.

Además, una vez por semana exportan sus informes de tiempo y los analizan en una hoja de Excel que crearon para consolidar datos de distintos sistemas. “Esas hojas nos dicen cómo estamos. Si superamos el presupuesto de tiempo, nos marca esa celda en rojo automáticamente”, dice Eleonora.

Cómo aplicar este enfoque en tu consultora

Si tu equipo trabaja por proyectos y vende horas, estos pasos reproducen el método de este caso:

1. Crea un proyecto por cliente y define un presupuesto de horas en los de precio fijo.
2. Decide qué horas son facturables y cuáles no, para facturar los proyectos por hora con datos reales.
3. Dale al equipo más de una forma de registrar tiempo (web, móvil y extensión del navegador) para que las hojas de tiempo queden siempre completas.
4. Revisa el informe de proyectos cada semana para detectar los que se acercan a su límite de horas.
5. Exporta los informes o compártelos con la dirección para decidir con datos.