Automatización de cuentas por cobrar como ahorro de tiempo para las PYMES
La digitalización de la información es un avance tecnológico que puede beneficiar significativamente a las pequeñas y medianas empresas. Automatizar equipa a las empresas y los empleados para optimizar los procesos y ahorrar tiempo al tiempo que mejora las ventas y la eficiencia.
La automatización también es excelente para el enfoque moderno de hacer negocios: de forma remota. Los trabajadores remotos y las ventas son más efectivos cuando la automatización ayuda a los procesos y facilita todo.
Esta es la razón por la cual el 76 % de las empresas en 2021 han informado que usan la automatización, y el 26 % de las que no, planean comenzar con la automatización.
¿Qué es la Automatización de Cuentas por Cobrar?
Antes de entrar en los beneficios de la automatización de cuentas por cobrar y cómo prepararse para ello, veamos brevemente de qué se trata.
Primero, piensa en lo que es más importante para tu negocio. Lo más probable es que tenga que decir que son sus clientes y su dinero. Sin estos dos elementos, no puede haber negocio.
Por lo tanto, tu departamento de contabilidad es esencial para tu negocio porque se ocupa de cobrar los pagos y facturar a sus clientes. Junto con eso, la importancia de mantener contentos a tus clientes es lo que mantiene tu negocio en funcionamiento.
La Automatización de Cuentas por Cobrar, también conocida como Automatización AR si quieres sonar más inteligente, adopta un enfoque moderno para los procesos de cuentas por cobrar. Esto sucede a través de sistemas electrónicos automatizados que ayudan a minimizar las tareas repetitivas que pueden consumir mucho tiempo.
Por qué tu PYME necesita automatización de cuentas por cobrar
Los equipos de marketing necesitan realizar un registro del tiempo y controlar sus proyectos con facilidad, y la automatización puede contribuir en gran medida a que esto suceda de manera efectiva.
Con este enfoque, tu empresa puede ahorrar tiempo y dinero porque tus empleados pueden evitar procesos tediosos. Los flujos de trabajo también verán procedimientos de seguimiento mínimos como resultado.
Los pagos atrasados pueden ser un obstáculo para cualquier negocio, especialmente uno que todavía está creciendo. Con AR Automation, tu empresa puede agilizar los pagos sin ejercer presión ni cargas sobre tus clientes.
Con un recordatorio de factura bien planificado (y diseñado), tus clientes tendrán una mejor experiencia y se te pagará a tiempo. Puedes personalizar las facturas para brindar a tus clientes una experiencia más personalizada y automatizarla agregando botones simples de «Pagar ahora».
Una vez que hayas enviado una factura, los clientes tendrán tiempo para realizar sus pagos. Si no lo hacen, se pueden tomar medidas adicionales de inmediato sin tener acciones extras.
Con tantas pequeñas y medianas empresas que luchan por recuperarse de las dificultades económicas provocadas por la pandemia de Covid-19, la automatización puede ser un gran activo de IT y una forma para que los equipos trabajen de manera productiva.
Beneficios de la automatización de cuentas por cobrar
Hay muchas razones por las que AR Automation puede ser una de las mejores decisiones que tome para tu empresa. Veamos algunos de los principales motivadores:
Ahorrar tiempo
Tus empleados tendrán mucho más tiempo para concentrarse en otras tareas cuando se ocupen de muchas de las tareas tediosas.
La productividad del equipo puede verse afectada cuando los miembros tienen que preocuparse por tareas que realmente es mejor automatizar.
Cuando automatices tus cuentas por cobrar, tu empresa tendrá un proceso más rentable y eficiente. Esto, a su vez, mejora el flujo de caja y permite que tu personal trabaje a un ritmo más relajado, lo cual es bueno para una gestión eficaz del tiempo y de los proyectos.
Las facturas se envían automáticamente, lo que también significa que a ningún cliente se le facturará tarde.
Si los empleados no tienen que enviar correos electrónicos o facturas y comunicarse con los clientes sobre los pagos, pueden concentrarse en mejorar las experiencias de los clientes de otras maneras.
Ahorrar dinero
Reducir costos puede marcar una gran diferencia para una empresa, especialmente en la economía actual. Las soluciones de AR Automation desempeñan un papel en la resolución de problemas de flujo de efectivo como los pagos atrasados.
Puede desperdiciar mucho dinero si su equipo tiene que enviar recordatorios y luego comunicarse con los clientes cuando no pagaron.
Con la automatización, tu empresa obtiene el dinero que se merece sin necesidad de luchar por él (lo que también puede costar dinero).
Los empleados no tienen que estresarse por lidiar con los morosos y pueden terminar otras tareas en el tiempo que ahorran, lo que les facilita el desempeño con mayor productividad y eficiencia.
AR Automation se paga solo al ayudar a tu empresa a evitar sistemas obsoletos o un equipo que no es tan efectivo para pagar las facturas.
Los Procesos Manuales son Riesgosos
Los humanos pueden cometer errores y olvidar tareas importantes, lo que genera problemas con los recordatorios de pago y el cobro. AR Automation, por otro lado, actuará a tiempo cada vez.
Crear una lista de impagos y luego ingresarla manualmente en una hoja de cálculo (o un método de recopilación de datos similar) no es un proceso a prueba de errores.
Tus empleados pueden anotar la información incorrecta y perder un impago o agregar un cliente a la lista que ya pagó. Puedes evitar este tipo de error con AR Automation.
Obtén tus Cuentas por Cobrar a Tiempo
Aunque no todos los clientes pagarán inmediatamente después de recibir una factura, es más probable que paguen antes de la fecha límite de pago si puede enviar recordatorios automáticos a través de la automatización.
Es más probable que se reduzcan los retrasos en los pagos si utiliza un proceso de recordatorio y automatización de calidad.
Conservar los Mejores Elementos Humanos
Mantener contentos a tus clientes es uno de tus mayores objetivos, independientemente del tipo de negocio que tengas. Brindarles una experiencia humanizada contribuye en gran medida a lograr este objetivo.
El uso de software de help desk para tratar con tus clientes es una excelente manera de retener los mejores elementos humanos. Considera complementar tu automatización con un help desk bien diseñado.
Con AR Automation, puede crear experiencias más personalizadas que hagan que los clientes sientan que son importantes. Cuando estás automatizando la facturación, también es más fácil concentrarse más en personalizarla porque estás ahorrando mucho tiempo.
Puedes agregar elementos como historiales de transacciones, tu logotipo e incluso un portal de clientes para pagos para mejorar cómo se sienten los clientes al realizar pagos.
Elementos clave en una plataforma de A/R automatizada
Hay varios elementos esenciales para recordar cuando se utiliza una plataforma que se ocupa de la automatización. Al conocerlos, evitarás cometer errores innecesarios o no aprovechar al máximo la plataforma elegida.
Integraciones
Idealmente, desea utilizar otro software con sus procesos de automatización, como Sage o QuickBooks. Las integraciones pueden ayudar a mejorar el flujo de trabajo y la eficacia del equipo, algo importante para cualquier empresa. Si la plataforma no lo permite, es posible que se pierda un flujo de trabajo aún más optimizado.
Presentación Factura Electrónica
Debes mostrar a tus clientes/clientes exactamente dónde se encuentran con su facturación y lo que le deben. Hacer un seguimiento de los gastos es importante para todos, y si puedes ayudar a tus clientes con esto, te amarán por ello.
Recordatorio de factura
Ninguna buena plataforma de AR Automation se olvidará de brindarte esta función. Es una de las principales ventajas de la automatización, y no tenerla reducirá el beneficio de usar la plataforma.
Pagos sin contacto
Los pagos sin contacto son convenientes y, en muchos casos, preferidos. Si deseas facilitar que tus clientes te paguen, debes utilizar una plataforma de AR Automation que tenga esta función disponible.
Capacidades de chat en vivo
Esta no es una función que las plataformas AR Automation ofrecen a menudo, pero tiene puntos de bonificación si puedes encontrar una que tenga capacidades de chat en vivo. Puede ser una característica realmente útil.
Reseñas orgánicas en línea
Una manera fácil de hacer saber a los clientes potenciales que quieren trabajar contigo o usar tus servicios es mostrándoles lo que piensan y sienten los clientes actuales. Una buena plataforma te permitirá mostrar reseñas honestas y orgánicas que reflejen la calidad de tu negocio.
También hay algunas cosas que debe tener en cuenta con las que no debería tener que lidiar al usar una plataforma de AR Automation.
Una plataforma que requiere una capacitación seria podría no ser una buena idea, especialmente si tú y tu equipo son nuevos en este tipo de automatización. También es mejor evitar las plataformas que requieren que tu equipo realice el desarrollo.
Además, trata de evitar plataformas que quieran que exportes datos a nuevos sistemas. Esto puede volverse complicado y confuso. Idealmente, no debes usar nada que interrumpa o cambie el flujo de trabajo que no sea hacerlo más ligero.
Preparación para una Función de Cuentas por Cobrar Automatizada
Una vez que hayas decidido que estás listo para continuar con la automatización de tu negocio, hay algunas cosas que puedes hacer para asegurarte de que el movimiento sea lo más fluido posible.
Verifica dos veces la información del cliente
Antes de que puedas implementar la automatización, debes asegurarte de que todos los datos que tienes sobre tus clientes actuales sean correctos. Al encontrar errores o información faltante antes de la automatización, te ahorrará a ti y a tu equipo mucho tiempo y muchos dolores de cabeza.
Pule tus Libros
Debes asegurarte de que todos tus libros financieros estén actualizados y limpios. No deben quedar cabos sueltos que compliquen el proceso.
Analizar datos existentes
Lo mejor es revisar todos tus datos financieros para asegurarte de que no haya inconsistencias entre tus registros, extractos de depósitos bancarios e informes de ventas.
Usa AR Automation para mejorar su negocio
La automatización puede hacer un cambio drástico pero bueno en la eficacia y eficiencia de tu empresa con la facturación y los pagos. Usar la plataforma correcta es importante, pero también es vital para asegurarse de que tu atención se centre en tus clientes y facilite el trabajo de tu equipo. Aumenta los flujos de trabajo y las experiencias de los clientes y mejora la forma en que haces negocios con AR Automation.
¡Además, no olvides usar un buen rastreador de tiempo como TrackingTime para asegurarte de que tu equipo esté donde debe estar para que puedas recompensarlos!
Sobre el Autor:
Mark Quadros es un comercializador de contenido SaaS que ayuda a las marcas a crear y distribuir contenido radical. En una nota similar, a Mark le encanta el contenido y contribuye en varios blogs autorizados como HubSpot, CoSchedule, Foundr, etc. Conéctese con él a través de LinkedIN o Twitter.
Beneficios de la automatización de cuentas por cobrar
- Ahorrar tiempo
Cuando automatices tus cuentas por cobrar, tu empresa tendrá un proceso más rentable y eficiente. Esto, a su vez, mejora el flujo de caja y permite que tu personal trabaje a un ritmo más relajado, lo cual es bueno para una gestión eficaz del tiempo y de los proyectos.
- Ahorrar dinero
Con la automatización, tu empresa obtiene el dinero que se merece sin necesidad de luchar por él (lo que también puede costar dinero).
- Los procesos manuales son riesgosos
Tus empleados pueden anotar la información incorrecta y perder un impago o agregar un cliente a la lista que ya pagó. Puedes evitar este tipo de error con AR Automation.
- Obtén tus cuentas por cobrar a tiempo
Es más probable que se reduzcan los retrasos en los pagos si utilizas un proceso de recordatorio y automatización de calidad.
- Conservar los mejores elementos humanos
Con AR Automation, puedes crear experiencias más personalizadas que hagan que los clientes sientan que son importantes. Cuando estás automatizando la facturación, también es más fácil concentrarse más en personalizarla porque está ahorrando mucho tiempo.
