Construye un Flujo de Trabajo Productivo Utilizando Day Theming
Puedes trabajar durante años en el mismo empleo, industria o nicho y aún así no dominar la productividad. A decir verdad, mantener la máxima productividad es un desafío que todos enfrentan todo el tiempo. Pero en lugar de dividir tu atención a través de la multitarea o practicar otras estrategias dudosas, ¿por qué no construir un flujo de trabajo productivo utilizando day theming en su lugar?
Day theming es una técnica simple pero altamente efectiva para aumentar la productividad. Puede ayudarte con la gestión del tiempo, la organización del horario y mucho más. Echemos un vistazo a qué es day theming, cómo funciona y cómo puedes empezar a practicarlo esta semana.
¿Qué es Day Theming?
Para muchos trabajadores modernos, la productividad es clave. Con tanto por hacer y tantas responsabilidades que equilibrar, aprovechar al máximo cada hora de trabajo es vital. Hay muchos ejemplos de estrategias que puedes usar para mejorar la productividad, como automatizar tareas rutinarias, usar bloqueos de tiempo, establecer prioridades diarias y usar la técnica Pomodoro.
Pero day theming también es altamente efectivo, y tal vez incluso más que esas alternativas. En pocas palabras, day theming implica asignar un tema a cada uno de tus días para un tipo específico de tarea, responsabilidad o enfoque. En lugar de tener una lista diaria de tareas después de marcar la entrada con tarjetas de tiempo y con un montón de tareas diferentes que requieren que cambies de marcha o te enfoques en cosas completamente diferentes de hora en hora, day theming consiste en agrupar tus tareas en cada día según su similitud.
Es simple, fácil de implementar y proporciona muchos beneficios para aquellos que lo practican consistentemente. Cuanto más uses day theming, más probable será que notes grandes aumentos en la productividad y decidas aprovecharlo en cada semana laboral.
Cómo Usar Day Theming para Obtener Buenos Resultados
Puedes reorganizar tu horario y empezar a utilizar el método de gestión del tiempo de day theming de inmediato con cuatro pasos clave. Además, estos pasos son fáciles de implementar y hacer cumplir en toda una empresa, por lo que puedes usar day theming para toda la oficina.
Elige Categorías o Temas para Tus Días
En primer lugar, debes elegir las categorías de trabajo o temas para cada día de tu semana laboral. El cielo es el límite en cuanto a las categorías que asignes; todo depende de tu industria, responsabilidades laborales y carga de trabajo actual.
Por ejemplo, en cualquier semana laboral dada, es posible que necesites responder correspondencia laboral, abordar todas tus reuniones con compañeros de trabajo y preparar tu trabajo para la próxima semana. Todo tu trabajo es principalmente administrativo y colaborativo, por lo que cuenta como un tema general.
Luego, en otros días, podrías hacer todo tu análisis de datos o redacción de informes, dependiendo de lo que necesites hacer para tu trabajo y en qué consista tu trabajo. El punto de todo day theming es agrupar todo un tipo específico de trabajo en un día (o dos días) para no mezclar y combinar.
Asigna Cada Tema a un Día Específico de la Semana
A continuación, toma tus temas o categorías y asigna cada uno a un día específico de tu semana. Siguiendo el ejemplo anterior, podrías asignar todo tu trabajo administrativo y colaborativo a los lunes para saber qué tienes que hacer durante el resto de la semana y para poder responder a cualquier correo electrónico que recibiste durante el fin de semana. Puedes asignar tu trabajo de análisis de datos el martes, asignar otro trabajo basado en proyectos el miércoles, y así sucesivamente.
Nuevamente, tienes total libertad en cuanto a cómo quieres construir tu flujo de trabajo utilizando day theming. Sin embargo, es una buena idea tener en cuenta tus niveles de energía personal y tu flujo. Por ejemplo, si sabes que los lunes son tus días menos productivos porque estás recuperándote de las actividades del fin de semana, probablemente sea prudente asignar tu trabajo de proyectos más críticos en días de la segunda mitad de la semana.
Detalla las Tareas para el Tema de Cada Día
Ahora es el momento de desglosar las tareas individuales que asignarás para el tema de cada día. Esto es esencialmente la agrupación de tareas, en la que «agruparás» tareas similares para obtener la máxima productividad.
Tomemos el lunes en el ejemplo anterior. Tus tareas podrían ser:
- Responder correos electrónicos laborales
- Reunirte con el jefe y entregar actualizaciones del proyecto
- Reunirte con compañeros de proyecto para determinar quién hace qué durante la semana
- Identificar y confirmar fechas límite de proyectos
- Abordar cualquier trabajo administrativo, como descargar archivos importantes, ver videos educativos en el lugar de trabajo, etc.
Escribe cada una de estas tareas en tu cuaderno o agrégalas a tu calendario. A medida que avanza cada día de tu semana tematizada, puedes tachar las tareas, dándote una sensación de progreso y logro. Es una buena manera de mantenerte motivado, especialmente en los días de la semana laboral en los que tienes que abordar trabajo que normalmente no disfrutas hacer.
Un último consejo: no olvides tener en cuenta el sueño al determinar qué tareas abordarás cada día. Dormir lo suficiente es vital para tu energía diaria y tu seguridad; ciertos estudios muestran que conducir después de 20 horas sin dormir, por ejemplo, es similar a conducir con un nivel de alcohol en la sangre de 0,10%.
Añade los Temas y Tareas a Tu Calendario o Seguimiento de Tiempo
Tu último paso es agregar tus temas y tareas elegidos a tu calendario o software de seguimiento de tiempo. Hazlo cuidadosamente y asegúrate de no mezclar ningún día. De lo contrario, podrías romper la secuencia de productividad que planificaste con tanto esmero.
TrackingTime es un gran ejemplo de una herramienta adicional que puedes usar para gestionar mejor tu tiempo, ya que puede ayudarte a medir la productividad para ti y tu equipo, además de establecer metas y plazos. Armado con esta información, puedes ver cómo está funcionando tu esquema actual. Si necesitas hacer cambios, puedes hacerlo basándote en la información que proporciona TrackingTime.
4 Grandes Beneficios de Day Theming
Ahora que sabes cómo implementar day theming en tu trabajo diario, echemos un vistazo a los beneficios que seguramente verás en poco tiempo.
Aumenta la Productividad
Para empezar, day theming casi siempre resulta en importantes aumentos de productividad. Al darte la capacidad de concentrarte en un tipo de trabajo o un tema cada día, abordarás ese trabajo de manera más efectiva que nunca. Contrarresta las pérdidas de productividad que son típicas de la multitarea.
Por ejemplo, supongamos que tematizas todos tus miércoles para colaborar con otros compañeros de trabajo. Cuando llega el miércoles, estás listo para ser un miembro eficaz del equipo, sabiendo que no tienes que convocar la misma energía o enfoque para los otros días de la semana.
Ten en cuenta que estos beneficios se duplican efectivamente para los trabajadores remotos. De hecho, day theming podría ser una de las mejores formas de impulsar la productividad en el trabajo remoto. Muchos trabajadores remotos luchan con la estructura y la disciplina cuando no están en una oficina con un superior directo cerca. A través de day theming, puedes darles a los trabajadores remotos la estructura que necesitan para tener éxito, emulando en cierta medida el flujo semanal de enfoque y tipo de trabajo experimentado en un entorno laboral normal.
Focaliza la Atención
Además, day theming ayuda a focalizar la atención tanto tuya como de otros miembros del equipo. Una vez más, como solo tienes que concentrarte en un tipo de trabajo o un tema cada día, puedes centrar todo tu ser en ese trabajo.
¿El resultado? Una producción mucho mejor, para la mayoría de las personas. De hecho, enfocar tu atención de esta manera puede permitirte completar tus proyectos más rápidamente y con mejores resultados que nunca.
Ayuda con la Priorización
Al igual que el enfoque en el tiempo y otras técnicas, day theming por su naturaleza puede ayudar con la priorización. Como puedes configurar tu horario temático, puedes priorizar el trabajo que necesita hacerse al principio de la semana los lunes o martes, por ejemplo. Luego, puedes priorizar el trabajo menos crítico para el final de la semana o viceversa, según tus requisitos únicos.
También es una buena idea combinar tus esfuerzos de day theming con el uso de software de flujo de trabajo que tenga funciones como seguimiento de tiempo, herramientas de medición de productividad del equipo y monitores de carga de trabajo, por ejemplo. Este tipo de configuración garantizará que no se omita ni se salte ningún trabajo vital por accidente, además de ayudarte a cumplir con todos tus plazos a tiempo.
Minimiza los Requisitos de Tiempo de Inicio
Por último, day theming proporciona un gran beneficio al minimizar los requisitos de tiempo de inicio que normalmente experimentas en el trabajo. Cuando cambias de tarea o enfoque, generalmente lleva un poco de tiempo poner en marcha tus engranajes y enfocar tu mente en la nueva tarea.
Con day theming, nunca tienes que preocuparte por esto; en cada día, te preparas para el trabajo del día y te mantienes enfocado hasta que sea hora de fichar.
Pro tip:
Consejo profesional: Ten en cuenta que para construir un flujo de trabajo diario productivo, el tiempo tiene que estar de tu lado. Esa es la razón por la cual la gestión del tiempo es clave. Day theming es solo una de las numerosas técnicas que existen. En nuestro blog, encontrarás una guía y beneficios del agrupamiento de tareas, un método de gestión del tiempo similar. Combinado con herramientas como el rastreador de tiempo TrackingTime, tu próxima semana laboral será la más productiva de todas: todos en tu empresa pueden entregar informes de tiempo precisos según su estilo de trabajo. Este seguimiento de tiempo se realiza automáticamente y en tiempo real, lo que no interfiere con los hábitos de trabajo y las demandas específicas de sus roles.
¿Serás Más Productivo Usando Day Theming?
El day theming es la práctica de organizar tus días a lo largo de la semana tematizándolos con tareas o enfoques específicos. Cuando se practica de manera inteligente, el day theming te hará más productivo, te ayudará a centrar tu atención y maximizará la gestión del tiempo en general.
Acerca del autor:
Fabian Sandoval es un analista de recursos humanos para pequeñas y medianas empresas que recientemente lanzó una carrera como redactor compartiendo sus conocimientos sobre la productividad de los empleados y la optimización de proyectos en toda la empresa.
