Cómo dominar tu semana laboral: software de gestión de proyectos para particulares
El software de gestión de proyectos es una solución sencilla para cualquier persona, especialmente para los individuos, en cualquier industria, que buscan optimizar su flujo de trabajo y capitalizar su tiempo, energía y recursos.
Tenemos que suponer que George Lorimer, periodista y editor, sabía lo que quería decir cuando dijo: “Tienes que levantarte cada mañana con determinación si te vas a acostar con satisfacción”.
Cuando sabes lo que quieres pero no tienes la configuración adecuada para lograr las tareas, tu determinación puedes flaquear.
Problemas comunes que enfrentan las personas al administrar proyectos
No importa si trabajas en equipo o individualmente. Te enfrentas a desafíos que dificultan tu flujo de trabajo.
Algunos de los desafíos comunes son:
- Informes y gestión de datos ineficientes
- Evaluación comparativa inadecuada
- Abrazando la incertidumbre
- Inadecuada gestión de riesgos
- Pésima autogestión
- Inadaptabilidad al software de gestión de proyectos.
Veamos cómo depender de un sistema operativo que funcione para ayudarte a abordar lo anterior podría ser beneficioso.
Cómo usar el software de gestión de proyectos para dominar su semana laboral como individuo
1. Automatiza el análisis de datos y los informes
Primero, la conversión manual de datos en información significativa es una tarea laboriosa, especialmente cuando necesitamos informes rápidos y confiables para monitorear cambios inesperados.
Al automatizar los informes de datos, se pueden generar informes útiles y fáciles de entender que están listos para compartir.
¿Por qué deberías automatizar?
Algunos de los aspectos más destacados que puedes esperar usar son los paneles visuales personalizables. Algunos ejemplos son los diagramas de Gantt, Kanban y la vista dinámica para una mejor gestión del flujo de trabajo y los resultados.
Procesa la información visual 60,000 veces más rápido y retiene un 90% más en comparación con el texto y la variedad de gráficos mencionados anteriormente lo ayuda con lo mismo.
A continuación, puedes utilizar las métricas de rendimiento de las semanas anteriores para reducir los errores humanos, ahorrar tiempo e identificar lo que falta en la próxima semana.
2. Concéntrese en los KPI correctos
En segundo lugar, usa KPIs para evaluar tu esfuerzo de semanas anteriores y compara el progreso fácilmente. Los KPI están diseñados para limitar tu enfoque para que puedas tomar mejores decisiones sobre las estrategias que deben refinarse o abandonarse
¿En qué KPI deberías centrarte?
Para obtener un resultado favorable, una persona debe considerar estos KPI sugeridos:
- Las tasas de finalización de los proyectos: ¿Ha cumplido con la fecha límite? ¿Cuántas veces solucionaste un problema? ¿Cuánto tiempo se dedica por tarea?
- ¿Qué tan satisfechos están sus clientes/empleadores?: Ya sea que esté en el espacio B2B o B2C, utilice las encuestas para determinar las oportunidades de crecimiento.
- ROI: es una métrica clave que lo ayuda directamente a traducir sus esfuerzos en ganancias financieras medibles.
3. Utiliza S.M.A.R.T micro-goals.
Los innovadores de cualquier industria utilizan microobjetivos S.M.A.R.T alineados con sus KPI para diseñar objetivos y producir resultados clave.
Chris Mason, un innovador director sénior de Sears Holding Company, utilizó microobjetivos S.M.A.R.T para validar el tiempo, la energía y los recursos gastados.
En 2013, ideó una estrategia OKR para mejorar las ventas (objetivo a largo plazo) mediante el aumento de las ventas por hora (microobjetivo). Las ventas aumentaron un 8,5 %: de $ 14,44 por hora a $ 15,67 por hora y la ganancia de oportunidad general aumentó un 11,5 %. Ganar-ganar!
Chris hizo esto al crear una métrica para medir el rendimiento de una operación. También implementó una estrategia que era alcanzable y realista simplemente controlando el tiempo y las ventas, es decir, estableciendo microobjetivos.
Por ejemplo, un S.M.A.R.T. El objetivo que se expande simplemente «Quiero iniciar un negocio» podría ser:
“Dentro de un mes, me prepararé para vender tarjetas hechas a mano en Etsy, lo que me permitirá beneficiarme económicamente de mi pasatiempo favorito. Dentro de seis semanas, tendré un inventario de 30 tarjetas hechas a mano para vender y trataré de vender un mínimo de cinco tarjetas por semana, construyendo relaciones con los clientes a través del boca a boca, referencias y redes locales”.
De hecho, establecer tales objetivos asegura que el individuo experimente menos retrasos, evita la distracción y facilita el reconocimiento de los pasos prácticos que lo empujan a alcanzar una agenda más amplia.
4. Evitar descuidos en la comunicación
La supervisión en la comunicación es un problema continuo para muchos, ya que altera las industrias en las que es esencial impartir conocimientos y experiencia.
De hecho, la mayoría de nosotros usamos diferentes aplicaciones para almacenar datos, por ejemplo, GDrive o Dropbox. También los usamos para comunicarnos a través de texto y video (Slack, Zoom, Hangouts, Skype) e incluso correos electrónicos regulares.
De hecho, tener una plataforma centralizada para toda la comunicación lo empodera al permitirle no perderse ninguna notificación y permitirle escalar. Del mismo modo, el software de gestión de proyectos también crea un entorno para una comunicación organizada, responsable y transparente con sus equipos, socios y clientes al integrarse con las principales aplicaciones de comunicación.
5. Usar un registro de riesgos
Negocio y riesgo van de la mano.
Tómese el tiempo para identificar y evaluar el riesgo en su modelo mediante el uso de un registro de riesgos para gestionar proyectos.
Un registro de riesgos es una valiosa herramienta de gestión de proyectos porque presenta tareas y le permite identificar las próximas amenazas semanales para los proyectos que corren mayor riesgo de fallar. También señala cómo podría ser una posible falla.
Luego puede analizar la probabilidad y la escala (baja, moderada o alta) de falla y medir el efecto que tendrá en todas las operaciones.
6. Hacer un plan de contingencia
En un momento de crisis, las personas a menudo se detienen para preguntarse «¿Por qué no planeé correctamente?». Para entonces ya es demasiado tarde y el estrés es inevitable.
El software de gestión de proyectos como monday.com ayuda a aceptar la incertidumbre, ya que le ofrece un espacio para realizar un seguimiento e informar las interrupciones. A continuación, puede diseñar planes de contingencia para posibles cambios. Entonces, incluso cuando las crisis tocan a su puerta, el resultado sigue siendo gratificante.
¿Cómo se usa un sistema operativo de trabajo para producir planes de contingencia?
Usa funciones para la organización del flujo de trabajo para diseñar estrategias paso a paso para mitigar el riesgo, al:
- Determinar lo que necesita para completar una tarea.
- Identificar el riesgo potencial de falla en cada etapa.
- Evaluar la probabilidad de falla.
Software de gestión de proyectos como su compañero de equipo
Como individuo, puede ser difícil organizar y realizar un seguimiento de su flujo de trabajo único. Un sistema operativo de trabajo como monday.com está diseñado para centralizar todas sus prioridades en un solo lugar. Se adapta ya sea que estén en la iteración de mañana o en un futuro lejano.
Cómo usar el software de gestión de proyectos para dominar su semana laboral como individuo
- Automatice el análisis de datos y los informes
Al automatizar los informes de datos, se pueden generar informes útiles y fáciles de entender que están listos para compartir.
- Concéntrese en los KPI correctos
Use KPI para evaluar su esfuerzo de semanas anteriores y compare el progreso fácilmente.
- Utiliza microobjetivos S.M.A.R.T.
Los innovadores de cualquier industria utilizan microobjetivos S.M.A.R.T alineados con sus KPI para diseñar objetivos y producir resultados clave. Establecer dichos objetivos garantiza que la persona experimente menos retrasos, evita distracciones y facilita el reconocimiento de los pasos prácticos que lo empujan a alcanzar una agenda más amplia.
- Evitar descuidos en la comunicación
Tener una plataforma centralizada para toda la comunicación lo empodera al permitirle no perder ninguna notificación y permitirle escalar. También crea un entorno para una comunicación organizada, responsable y transparente con sus equipos, socios y clientes al integrarse con las principales aplicaciones de comunicación.
- Usar un registro de riesgos
Tómese el tiempo para identificar y evaluar el riesgo en su modelo mediante el uso de un registro de riesgos para gestionar proyectos. Estas herramientas presentan tareas y le permiten identificar las próximas amenazas semanales a los proyectos que corren mayor riesgo de fallar y cómo podría ser la posible falla.
- Hacer un plan de contingencia
El software de gestión de proyectos ayuda a aceptar la incertidumbre, ya que le ofrece un espacio para realizar un seguimiento e informar sobre las interrupciones. Luego puede diseñar planes de contingencia para posibles cambios, de modo que incluso cuando las crisis llamen a su puerta, el resultado siga siendo gratificante.
